2019:Dokumentation und Lernen/Nachbereitung der Wikimania 2019
Diese Anmerkungen basieren auf zwei Nachbesprechungen mit dem Büro von Wikimedia Sverige.
Wie und ob die Ziele und Absichten für die Wikimania aus deiner Sicht erreicht wurden
| Vor und während des Besuchs der WMF vor Ort wurden folgende Ziele formuliert:
Die globale Bewegung unterstützen Mehr Sichtbarkeit für die Wikimedia-Bewegung in Schweden schaffen durch:
Vernetzung mit alten und neuen Partnern (Reaktivierung alter Partner) Schaffung eines Wikimania-Vermächtnisses für das Chapter und das umliegende Gebiet
Initiierung von Diskussionen über die SDGs und Einbindung der Teilnehmer Zusammenbringen von 1.200 bis 1.500 Teilnehmern aus der ganzen Welt |
Die globale Bewegung unterstützen
Ein Grund dafür, dass Wikimedia Sverige die Ausrichtung der Konferenz in diesem Jahr übernahm, war das Fehlen tragfähiger Bewerbungen und zudem wurden wir direkt gefragt, ob wir an der Ausrichtung interessiert wären. Andernfalls hätten wir uns aufgrund anderer wichtiger Verpflichtungen wahrscheinlich erst für das Jahr 2020 beworben.
Als bereits recht etablierter Wikimedia-Affiliate sahen wir uns in der Verantwortung, für Kontinuität zu sorgen und zur Weiterentwicklung der Konferenz beizutragen. Wir sind fest davon überzeugt, dass die Bewegung mehr und nicht weniger miteinander teilen muss und dass internationale Veranstaltungen dabei eine Schlüsselrolle spielen.
Wir beabsichtigen zudem, das Team für 2020 zu unterstützen, um so hoffentlich einer Überlastung der Freiwilligen vorbeugen zu können. Außerdem wollen wir unterstützende Materialien entwickeln, die bislang fehlen. Wir hoffen, dadurch die Hemmschwelle zu senken, damit sich mehr Partnerorganisationen in der Lage sehen, die Ausrichtung einer solch groß angelegten Veranstaltung zu übernehmen.
Wir betrachten dieses Ziel daher als erreicht, auch wenn noch Arbeit zu erledigen ist.
Mehr Sichtbarkeit für die Wikimedia-Bewegung in Schweden schaffen
Schaffung von öffentlichem Bewusstsein
Der vorläufige Bericht von Wenderfalck, der beauftragten PR-Agentur, belegt eine enorme Sichtbarkeit für Wikimedia Sverige und die Wikimedia-Bewegung im Zusammenhang mit der Wikimania: Es wurden mehr als 50 Millionen Menschen erreicht. Zum Vergleich: Schweden hat rund 10 Millionen Einwohner. Laut Wenderfalck handelt es sich um das erfolgreichste Projekt des Jahres. Etwa die Hälfte der Personen wurde über klassische Medien erreicht, die andere Hälfte über soziale Medien. Hinsichtlich der Sichtbarkeit war die Wikimania somit ein Erfolg. Wikimedia Sverige freute sich sehr über die Gelegenheit, in einigen der meistgesehenen Morgen- und Talksendungen aufzutreten, was unserem Chapter große Sichtbarkeit verschaffte und es uns ermöglichte, Einblicke in einige unserer laufenden Projekte zu geben. Sowohl engagierte Freiwillige als auch Mitarbeitende nahmen daran teil. Durch Auftritte in den Morgensendungen von SVT1 (öffentlich-rechtlich) und TV4 (größte Morgensendung) sowie in Studio Ett (öffentlich-rechtlich), einer der glaubwürdigsten Radiosendungen des Landes, erreichten wir einen beträchtlichen Teil der schwedischen Bevölkerung.
Aus Sicht der lokalen Gastgeber sind wir jedoch der Meinung, dass der von der WMF gemeinsam mit der PR-Agentur vorgelegte Medienplan nicht genügend Gewicht auf das Thema oder die Arbeit von Wikimedia Sverige als Chapter gelegt hat. Wenn eine lokale Community, wie etwa in Schweden, bereit ist, ihre Aktivitäten auszuweiten, sollten sich die Kommunikationsmaßnahmen im Rahmen der Konferenz auf die Bewerbung ihrer Arbeit konzentrieren; dies ist ein wirksames Mittel, um die Arbeit lokaler Affiliates und Freiwilliger zu unterstützen und eine nachhaltige Wirkung zu erzielen. Natürlich muss dabei auch berücksichtigt werden, wie stark die Wikimedia-Plattformen genutzt und wie bekannt sie sind, doch im Fall von Schweden ist die Nutzung von Wikipedia bereits enorm. Dies ist ein Aspekt, der bei künftigen Wikimanias gemeinsam mit dem Kommunikationsteam der Wikimedia Foundation entsprechend eingeplant werden sollte.
Durchführung von Nebenaktivitäten
Die Nebenaktivitäten waren ein Erfolg, dazu gehörten unter anderem eine Culture-Crawl-Tour, ein Besuch des schwedischen Parlaments, eine Stadtführung sowie Besichtigungen einzelner Museen. Diese Programmpunkte wurden zwar ausschließlich von Mitarbeitern von Wikimedia Sverige geplant, erwiesen sich jedoch als wichtige Gelegenheit, neue Partner zu gewinnen und bestehende Partnerschaften zu vertiefen. Es waren diverse Museen und Gedächtnisinstitutionen daran beteiligt. Zahlreiche Teilnehmer nutzten diese Angebote, die durchweg sehr positiv aufgenommen wurden. Auch bei den beteiligten Museen stießen die Veranstaltungen auf große Resonanz, was ein vielversprechender Ausgangspunkt für die weitere Zusammenarbeit mit dem schwedischen GLAM-Sektor ist. Das Konferenzthema war gezielt so gewählt worden, dass es das Interesse potenzieller Partner an einer Teilnahme an der Konferenz und den Nebenaktivitäten wecken sollte und dies erwies sich als erfolgreich.
Einrichtung mehrerer Tracks (mit der Flexibilität, zwischen ihnen zu wechseln)
Die Idee war, durch ein Angebot verschiedener Tracks ein breiteres Spektrum an Bedürfnissen von Freiwilligen, Affiliates und Partnern abzudecken und dabei dennoch alles unter einem Dach zu vereinen.
Dank des engagierten Einsatzes von rund 65 Freiwilligen, die die verschiedenen Tracks (von uns "Räume" genannt) leiteten, wurde jeder Teil des Programms sorgfältig von Fachexperten aus der ganzen Welt ausgearbeitet. Den Rückmeldungen zufolge war das Programm hervorragend strukturiert; die Teilnehmer konnten zwischen verschiedenen Tracks wählen, sodass für die meisten, ob neu dabei oder bereits erfahren, stets eine interessante Veranstaltung geboten wurde.
Wir empfehlen, auch bei künftigen Wikimanias klar zu kennzeichnen, welche Veranstaltungen für Neulinge geeignet sind und welche mehr Hintergrundwissen voraussetzen. Im Idealfall sollte es dafür einen eigenen Track geben. Dabei sollte man bedenken, dass der Begriff "Neuling" mit dem Wachstum der Bewegung und der Teilnahme weiterer Partner sowie potenzieller, an der Bewegung interessierter Partner zwei verschiedene Bedeutungen annehmen kann: einerseits eine Person, die neu auf den Wikimedia-Onlineplattformen ist, und andererseits eine Person, die sich für die Wikimedia-Bewegung interessiert. Diese beiden Gruppen benötigen nicht zwangsläufig dieselbe Art von Neulingsveranstaltungen. Sollte bei künftigen Wikimanias der Wunsch bestehen, aktiv neue Partner zu gewinnen, ist es daher sinnvoll, gezielt zu überlegen, welche Veranstaltungen für potenzielle Partner oder für Organisationen und Einzelpersonen, die an einer Zusammenarbeit mit der Wikimedia-Bewegung interessiert sind, einen Mehrwert bieten könnten.
Vernetzung mit alten und neuen Partnern (Reaktivierung alter Partner)
Schon früh beschlossen wir, die Konferenz als Hebel zu nutzen, um mit externen Organisationen, sowohl neuen als auch alten, in Kontakt zu treten. Die Wahl des Konferenzthemas war eine direkte und bewusste Folge dieser Entscheidung. Um diese Organisationen einzubinden, wollten wir unsere langjährigen Partner dazu bewegen, sich nicht nur durch die Entsendung von Delegierten zu beteiligen, sondern die Veranstaltung auch aktiv mitzugestalten, etwa durch verschiedene Nebenaktivitäten im Vorfeld, während der Konferenz und im Nachgang. Auf diese Weise konnten sie eine gewisse Mitverantwortung übernehmen, die Veranstaltung finanziell unterstützen und über ihre Netzwerke zur Bekanntheit der Konferenz beitragen. Das Interesse war sehr groß, als wesentlicher einschränkender Faktor erwies sich jedoch, dass der Termin in ein Sommerwochenende fiel, an dem viele Menschen im Urlaub waren (genau dieser Zeitpunkt war jedoch bewusst gewählt worden, da er es mehr Freiwilligen ermöglichte, während ihres Urlaubs teilzunehmen, und zudem die Kosten für die Veranstaltungsorte in Stockholm erheblich senkte).
Wir haben eine Reihe von Nebenveranstaltungen mitorganisiert, an denen Hunderte von Einheimischen teilnahmen. Zudem konnten wir Sponsoren für beide Veranstaltungsorte der Partys gewinnen (was der Veranstaltung eine Ersparnis von rund 25.000 US-Dollar einbrachte), einige dieser Partner finanzierten zudem direkt Nebenveranstaltungen und trugen so dazu bei, die Kosten für die CO2-Kompensation der gesamten Konferenz zu decken.
Die oben genannten verschiedenen Nebenaktivitäten (wie die Culture-Crawl-Tour usw.) wären ohne ihre aktive und großzügige Beteiligung nicht möglich gewesen. Durch diese Nebenveranstaltungen und ihre Teilnahme an der Konferenz konnten wir die Zusammenarbeit mit einer Reihe unserer Partner auf sehr positive Weise vertiefen, zudem bot uns die Konferenz die Gelegenheit, potenzielle Partner anzusprechen und einzubinden, mit denen wir zuvor noch keinen Kontakt hatten. Einige der an den Nebenveranstaltungen beteiligten Museen hatten zuvor noch nicht mit uns zusammengearbeitet.
Das gewählte Thema bot uns zudem eine gute Gelegenheit, die Hunderte von großen und kleinen Hilfsorganisationen einzubeziehen, die in Schweden tätig sind. Wir haben in den vergangenen Monaten Hunderte von ihnen zur Konferenz eingeladen. Viele konnten zwar nicht teilnehmen, da sich ein Großteil der Mitarbeiter im Urlaub befand, baten jedoch um ein Treffen zu einem späteren Zeitpunkt im Jahr. Angesichts der zahlreichen Anfragen planen wir eine eigene Veranstaltung für diese Organisationen, um einige der Erkenntnisse aus der Konferenz zu beleuchten und zu erörtern, welche gemeinsamen Schritte in Zukunft möglich sind.
Schaffung eines Wikimania-Vermächtnisses für das Chapter und das umliegende Gebiet
Die weniger aktiven Wikimedia-Chapter der Region zusammenbringen, damit WMSE sich einbringen und Unterstützung leisten kann
Für die diesjährige Wikimania wurden Teile der Planung an nahegelegene Chapter delegiert, da wir wollten, dass mehr Affiliates und Freiwillige ein Gefühl der Eigenverantwortung und des Stolzes für die Veranstaltung entwickeln und um sie hoffentlich neu zu motivieren.
In Helsinki fand eine Stadtführung statt, ein Freiwilliger von Wikimedia Suomi leitete den Kommunikationstrack für die Freiwilligen und ein weiterer war an der Mitorganisation des Hackathons beteiligt. Ein estnischer Freiwilliger unterstützte bei der Registrierung. Wikimedia Deutschland setzte Personalressourcen ein, um das Community-Dorf zu planen, innovativ zu gestalten und zu betreuen, dieses umfasste interaktive Tische, eine Organisationsgalerie, Teilnehmerporträts (die sich als geschätzte Hilfe erwiesen, um Personen zu erkennen, mit denen man sich austauschen wollte) sowie eine sehr geschätzte Gedenkecke für im vergangenen Jahr verstorbene Wikimedianer. Wikimedia Norge übernahm teilweise die Verantwortung für den Sprachraum und bemühte sich während der gesamten Konferenz um eine enge Verbindung zur samischen Minderheit in Nordschweden, Norwegen, Russland und Finnland. Insgesamt führte dies zu einem Kompetenzaufbau im lokalen Umfeld und zu einer Vertiefung der Zusammenarbeit zwischen den lokalen Affiliates.
Für Wikimedia Sverige war dies zudem eine wichtige Möglichkeit, die lokale und regionale Bewegung zu unterstützen und deren Kompetenzaufbau zu fördern. Durch die Erstellung wiederverwendbarer Materialien hofften wir, auch die weltweite Bewegung zu unterstützen. Auch wenn vieles davon noch fertiggestellt werden muss, steht bereits eine große Menge an wiederverwendbarem Material für das Wikimania-Wiki zur Verfügung, das seinerseits erstmals selbst wiederverwendbar gestaltet ist. Wir beabsichtigen, eng mit den lokalen Organisatoren des kommenden Jahres zusammenzuarbeiten und ihnen die Unterstützung zukommen zu lassen, die sie benötigen oder anfragen.
Freiwillige schulen, einbinden und halten
Für die Konferenz wurde zudem eine Strategie für die Freiwilligenarbeit entwickelt, die neue Wege in der Zusammenarbeit von Wikimedia Sverige mit Freiwilligen beschritt. Ursprünglich war das Ziel, 50 Freiwillige zu gewinnen, letztlich lag die Zahl jedoch eher bei 60. Die Freiwilligen wurden für ihre Aufgaben geschult und erfüllten diese während der Wikimania mit Bravour. Die Gruppe war vielfältig, ein Großteil bestand aus Master-, Promotions- sowie Austauschstudenten, wodurch auch die schwedische Wikimedia-Community insgesamt an Vielfalt gewann. Viele von ihnen haben Interesse bekundet, sich auch nach der Konferenz weiter zu engagieren, was für Wikimedia Sverige einen großen Zuwachs an neuen Freiwilligen bedeutet. Hierfür müssen wir aktiv Strukturen schaffen, um ihre Kompetenzen zu fördern und sie durch neue, interessante Aufgaben langfristig einzubinden.
Etwa die Hälfte der Freiwilligen wurde vor der Wikimania zudem in HLW geschult, was sowohl wegen des dabei erworbenen Zertifikats als auch als teambildende Maßnahme sehr geschätzt wurde. Darüber hinaus trug dies dazu bei, die Veranstaltung für die Teilnehmer sowie für die Freiwilligen selbst im Notfall sicherer zu machen. In der Umfrage bewerteten mehr als 70 % der Befragten die Frage “Hattest du das Gefühl, dass deine Sicherheit und dein Wohlergehen während der gesamten Konferenz jederzeit gewährleistet waren?” auf einer Skala von 1 bis 5 mit der Höchstnote 5. Niemand vergab eine Note schlechter als 4. Sollten für die WMF rechtliche Risiken bei der Durchführung solcher Schulungen bestehen, sollte der lokale Veranstalter dazu ermutigt werden, diese anzubieten.
Viele der Freiwilligen knüpften zudem neue Kontakte und für die meisten war die Wikimania offenbar keine Belastung, sondern ein unterhaltsames Erlebnis mit positiven Nachwirkungen. Auf die Frage “War es deiner Meinung nach allgemein betrachtet eine positive Erfahrung, sich als Freiwilliger bei der Wikimania zu engagieren?” vergaben 75 % der Befragten auf einer Skala von 1 bis 5 die Höchstnote 5. Eine der Rückmeldungen lautete: “Nochmals DANKE, dass ihr mich ausgewählt und mir diese großartige Chance gegeben habt!” Ein anderer Freiwilliger kommentierte: “Das Engagement bei der Wikimania war mit Abstand meine beste Erfahrung als Freiwilliger.” 93,5 % der Befragten gaben an, dass sie sich auch in Zukunft ehrenamtlich für die Wikimedia-Bewegung engagieren möchten. Insgesamt lässt sich also sagen, dass die strategischen, langfristigen Bemühungen zur Zusammenarbeit mit Freiwilligen mit dem Ziel, diese dauerhaft zu binden und die Wikimedia-Community in Schweden zu stärken, erfolgreich waren und die verfolgte Strategie ihre Ziele erreicht hat.
Teilnehmer über die SDGs einbinden
Die SDGs waren als zentrales Thema durchgängig im Programm verankert und stießen bei vielen Teilnehmern auf großes Interesse. Das Thema fand bei den Vortragenden viel Anklang, so ließ sich beispielsweise Wikimedia Korea davon inspirieren und organisierte eine Regionalkonferenz, die die UN-SDGs zum Thema machte, um die Ergebnisse auf lokaler Ebene umzusetzen. Auch auf verschiedenen anderen Kanälen wurden nach der Konferenz weitere Einzelinitiativen bekannt, die sich auf die SDGs konzentrierten. Bislang haben wir von Teilnehmern und Partnern sehr positive Rückmeldungen zu diesem Thema erhalten, sie empfanden es als Bereicherung für die Konferenz und ihr persönliches Erlebnis. Wir sind gespannt auf die Auswertung der Umfrage, um zu sehen, ob sich dieser Eindruck auch bei der Gesamtheit der Teilnehmer bestätigt.
1.200 bis 1.500 Teilnehmer
Ursprünglich war in der Kommunikation zwischen der WMF und WMSE das Ziel festgelegt worden, 1.200 bis 1.500 Teilnehmende für die Konferenz zu gewinnen. Im Laufe des Jahres änderte die WMF jedoch ihren Standpunkt und gab an, die Teilnehmerzahl dürfe 1.100 Personen nicht überschreiten. Die lokalen Organisatoren hatten zudem den Eindruck, dass die WMF diese Zahl sogar noch weiter senken wollte. Für Wikimedia Sverige war die Wikimania wichtig, um Sichtbarkeit zu erlangen sowie neue Freunde und Partner für die Bewegung in Schweden zu gewinnen, daher war die Teilnehmerzahl von großer Bedeutung. Die Unklarheit bezüglich der Zahlen führte auch zu Unklarheiten darüber, wie die Kommunikation zur Anmeldung erfolgen und wer diese übernehmen sollte. Obwohl sich die Konferenz in den meisten Punkten als großer Erfolg erwies, war die endgültige Zahl der angemeldeten Teilnehmer enttäuschend und unserer Ansicht nach hätte dies vermieden werden können, wenn die WMF ihre Kommunikation und Erwartungen in diesem Punkt klarer formuliert hätte.
Was funktioniert hat und was wir auch in den kommenden Jahren weiter umsetzen sollten
Allgemein
Die Veranstaltung war CO2-neutral, was eine Premiere für eine Wikimedia-Veranstaltung war. Wir empfehlen nachdrücklich, dieses Vorgehen beizubehalten, da wir es für wichtig halten, dass Wikimedia Verantwortung für Nachhaltigkeit übernimmt. Zudem entspricht dies einem Wunsch der Community und stieß auf breite Unterstützung.
Der Bericht der Wikimedia Foundation zu den Umweltauswirkungen wurde während der Konferenz vorgestellt, was wir sehr begrüßten, da er hervorragend zum Konferenzthema und zu den Bemühungen um eine umweltfreundlichere Veranstaltung passte. Wir sehen Potenzial darin, die Konferenz künftig noch strategischer für solche Ankündigungen zu nutzen, da die mediale Resonanz groß ist und viele Führungspersönlichkeiten der Bewegung vor Ort sind. Auch symbolische Akte, wie etwa die Unterzeichnung von Dokumenten auf der Bühne, wären eine Überlegung wert.
Ein Großteil der Konferenz wurde als Video aufgezeichnet und im Anschluss zeitnah auf Wikimedia Commons hochgeladen. Auch wenn dies ursprünglich nicht als Ziel vorgesehen war, gewann dieser Arbeitsbereich an Bedeutung, da er eng mit den SDGs verknüpft ist (kostengünstige Teilnahme, kein Reiseaufwand etc.) und zudem viele Wikimedianer entsprechende Wünsche äußerten und die Wichtigkeit dieser Maßnahme hervorhoben. Videoaufzeichnungen verbessern das Gesamtergebnis der Konferenz, da mehr Menschen von den präsentierten Inhalten profitieren und ihr Wissen später auffrischen können. Bei einem derart umfangreichen Programm würden selbst vor Ort anwesende Teilnehmer viele relevante Sitzungen verpassen. Rückmeldungen von Teilnehmern, die online teilnahmen, bestätigten, dass insbesondere die Spotlight-Sitzung am Freitag eine gute Online-Teilnahme ermöglichte und zwar besser als bei vielen früheren Ausgaben der Wikimania. Das umfangreiche Programm bürdete den Freiwilligen jedoch eine enorme Arbeitslast auf, zudem mussten sie sich Kritik gefallen lassen, wenn Aufnahmen aus verschiedenen Gründen misslangen. Hier sehen wir die WMF in der Pflicht, mehr Verantwortung zu übernehmen: Entweder sollte sie selbst einen größeren Teil der Videoaufnahmen verantworten oder im engen Dialog mit der Community darlegen, warum die Wünsche nach erweiterten Möglichkeiten zur Online-Teilnahme nicht erfüllt werden können. Dass sich einige der Freiwilligen für die Probleme verantwortlich gemacht sahen, halten wir für sehr bedauerlich.
Ort und Logistik
Aus unserer Sicht hat sich der Veranstaltungsort insgesamt recht gut bewährt. Es handelte sich um ein weitläufiges Areal mit vielfältigen Bereichen, Winkeln und Raumaufteilungen. Dennoch fanden sich die Besucher im Allgemeinen gut zurecht, nicht zuletzt dank engagierter Freiwilliger und einer guten Beschilderung. Wir gehen davon aus, dass viele Teilnehmer den besonderen Charakter des Veranstaltungsortes zu schätzen wussten, dieser machte es jedoch umso wichtiger, die Besucher auf verschiedene Weise zu leiten.
Aus Sicht der Organisatoren haben wir den separaten Raum für das Produktionsteam sehr geschätzt. Auch für die Verpflegung war ausreichend Platz vorgesehen und die Gestaltung des Essbereichs, die zum zwanglosen Austausch einlud, machte die Pausen zu einem sozialen Ereignis für sich. Auf dem gesamten Gelände gab es zahlreiche Orte, die sich hervorragend für spontane Treffen eigneten, was wiederum zu spontanen Aktivitäten im Stil einer Unconference führte. Insgesamt lässt sich sagen, dass sich eine Universität recht gut als Veranstaltungsort für die Wikimania eignet, sofern das Programmkomitee, die lokalen Gastgeber und die zentralen Freiwilligen den Veranstaltungsort schon lange im Voraus besichtigen können – also mehr als ein halbes Jahr vorher. Eine Universität als Veranstaltungsort erfordert ein Programm und ein Veranstaltungskonzept, die speziell auf die Gegebenheiten vor Ort zugeschnitten sind, was sie von einem Konferenzhotel oder einem ähnlichen Ort unterscheidet, bei denen man eher von einem konventionellen, flexiblen Standard ausgehen kann.
Im Eingangsbereich der Aula Magna zeigte ein großer Bildschirm das aktuelle Programm. Dies erwies sich als gute Idee, weil es den Teilnehmern die Orientierung bei den einzelnen Programmpunkten erleichterte, andererseits aber auch, weil sich der Bereich zu einem Treffpunkt entwickelte, an dem Gespräche entstanden. So bot sich dort ganz natürlich die Gelegenheit, neue Kontakte zu knüpfen, was ein wichtiger Aspekt bei einer Konferenz wie der Wikimania ist.
Es war eine gute und bewährte Idee, wichtige Basisinformationen direkt auf den Namensschildern der Teilnehmer zu vermerken. Dies erleichterte das Auffinden wesentlicher Informationen und reduzierte den Bedarf an zusätzlicher Beschilderung. Auch wenn es sich schwer quantifizieren lässt, ist zudem davon auszugehen, dass dadurch die Anzahl grundlegender Fragen am Infostand zurückging. Die Bereitstellung von Informationen auf anderem Wege verschafft dem Infostand mehr Zeit, sich auf komplexere Anliegen zu konzentrieren. Beim nächsten Mal sollten die Namen jedoch beidseitig aufgedruckt werden, da die Namensschilder dazu neigen, sich zu drehen. Dies ist besonders für Menschen aus dem Autismus-Spektrum wichtig, da viele von ihnen Schwierigkeiten haben, Gesichter zu erkennen.
Hinsichtlich der Kommunikation erwies es sich zudem als sinnvoll, wichtige Informationen in angepinnten Beiträgen auf Telegram zusammenzufassen. Für viele Teilnehmer war dies eine einfache Möglichkeit, schnell an essenzielle Informationen zu gelangen, und Telegram eignet sich hervorragend für diese Art der Informationsvermittlung. Wir planen, auf dieser Basis eine Reihe von Empfehlungen zu erarbeiten, damit künftige Organisatoren eine vergleichbare Kommunikationsstrategie verfolgen können. Ein solches Vorgehen sollte jedoch stets in einen umfassenderen Kommunikationsplan eingebettet sein. Wenn der Telegram-Kanal und die Telegram-Gruppe vor und während der Veranstaltung als Hauptkommunikationsweg dient, müssen alle Teilnehmer entsprechend informiert werden; ist dies nicht der Fall, sollten die gleichen Informationen auch über andere Kanäle bereitgestellt werden.
Die Wasserflaschen kamen sehr gut an, sowohl das Design als auch die Flasche an sich. Wir haben sogar gesehen, dass die Teilnehmer sie bei späteren Wikimedia-Veranstaltungen weiterverwendeten, zudem erhielten wir Anfragen von Teilnehmern und anderen Organisatoren, wo die Flaschen bestellt worden waren und ob man weitere davon bekommen könne.
Das Mittagessen war insgesamt von guter Qualität und das umfangreiche Angebot an vegetarischen und veganen Speisen trug maßgeblich zur Verringerung des CO2-Fußabdrucks bei. Wir sind der Meinung, dass ein Anteil von 50 % an veganen oder vegetarischen Gerichten, womöglich sogar mehr, auch für künftige Wikimanias angestrebt werden sollte. Heutzutage gibt es etliche Veranstaltungen, bei denen ausschließlich vegetarische Speisen angeboten werden. Dies macht die Qualität des Essens jedoch umso wichtiger, da die Gäste sonst eher dazu neigen, sich zu beschweren. Bei der Party im Nordischen Museum hätte man sich auf ein rein vegetarisches Angebot beschränken sollen, da ohnehin nur eine einzige Option serviert werden konnte. Es wäre leichter gewesen, diese Entscheidung gegenüber denjenigen zu rechtfertigen, die kein Fleisch bekamen, als wie es nun geschah, Vegetariern, Veganern und Allergikern gar kein passendes Essen anzubieten.
Programm
Das Konzept der Raumleiter hat sich bewährt und übertrug einem erweiterten Kreis von Beteiligten Verantwortung und Eigenverantwortung für das Programm und verteilte die Aufgaben auf eine vielfältigere und globalere Gruppe von Personen. Die WMF und das Programmkomitee sollten dieses Konzept evaluieren, sollte bei künftigen Wikimanias eine ähnliche Arbeitsweise angestrebt werden, muss das Konzept mit den Verfahren zur Stipendienvergabe sowie anderen Abläufen der Wikimania abgestimmt werden.
Der Hackathon und die Lerntage haben den Wert der Veranstaltung gesteigert und ein vielfältigeres Publikum zur Teilnahme ermutigt und diese Veranstaltungen im Vorfeld der Konferenz sollten beibehalten werden. Die Lerntage stießen auf großes Interesse und man könnte sie womöglich ausweiten, um mehr Teilnehmern die Teilnahme zu ermöglichen und sie zudem als Einstiegsmöglichkeit für neue Mitglieder der Bewegung zu nutzen. Sollte nicht jeder Bewerber angenommen werden können, wäre es wünschenswert, die Betroffenen früher zu benachrichtigen als bei der Wikimania 2019; dies würde es den lokalen Organisatoren erleichtern, sich entsprechend anzupassen, falls die Teilnehmenden stattdessen kulturelle Aktivitäten wie etwa Kultur-Streifzüge unternehmen möchten.
Angesichts der Programmgestaltung mit Schwerpunkt auf Workshops, Seminaren sowie zukunftsorientierten und problemlösungsorientierten Sitzungen wurde die Postersitzung (die als einziger Programmpunkt separat stattfand) als wertvolle Gelegenheit geschätzt, den Projekten Sichtbarkeit zu verschaffen. Diese Trennung von den übrigen Programmpunkten ist auch für künftige Wikimanias eine gute Idee. Die während des Poster-Empfangs gereichten Getränke und Häppchen lenkten jedoch trotz der Wertschätzung durch die Teilnehmer von den Postern ab. Zudem fiel es einigen Poster-Präsentierenden schwer, überhaupt Zeit zu finden, selbst etwas zu essen. Unser Vorschlag wäre daher, bereits kurz vor Beginn mit dem Essen zu starten und während der Veranstaltung lediglich Getränke zu servieren.
Community-Dorf
Das von Cornelius Kibelka von Wikimedia Deutschland entwickelte Community-Dorf bestand aus drei Hauptbereichen sowie einem zusätzlichen Element: den interaktiven Tischen, der Organisationsgalerie, den Wer-ist-hier-Karten und schließlich der Trauerecke. Uns war es wichtig, dem Community-Dorf einen Zweck und eine klare Struktur zu verleihen, was in früheren Jahren oft gefehlt hatte. Wir sind der Ansicht, dass dies gelungen ist und dass viele der Konzepte auch bei künftigen Wikimanias wieder aufgegriffen werden können oder sollten. Die Organisationsgalerie trug dazu bei, die verschiedenen Bereiche des Veranstaltungsortes miteinander zu verknüpfen, indem sie die Fläche zwischen den beiden Hauptkonferenzgebäuden nutzte und so für eine sinnvolle Verwendung des verfügbaren Platzes sorgte. Auch für künftige Wikimanias empfehlen wir, bei der Planung des Community-Dorfs zu berücksichtigen, wie dieses dazu beitragen kann, die verschiedenen Teile des Veranstaltungsortes miteinander zu verbinden.
Die Wer-ist-hier-Karten, Fotos von Teilnehmern, die im Foyer der Aula Magna an einer Pinnwand ausgehängt waren, erwiesen sich als wichtige Hilfe, um Personen zu erkennen. Mehrere Teilnehmer erwähnten ausdrücklich, dass sie anhand dieser Fotos Mitarbeiter von Wikimedia Sverige identifizieren konnten, mit denen sie sprechen wollten. Wir sind der Ansicht, dass ein ähnliches Konzept auch bei künftigen Wikimanias als Teil des Community-Dorfs sinnvoll wäre.
Der für den Vorstand von Wikimedia Sverige eingerichtete Tisch wurde von unserem ehrenamtlichen Vorstand sehr geschätzt. Er bot eine klare Aufgabe sowie einen festen Anlaufpunkt, um mit anderen ins Gespräch zu kommen, Ideen und Gedanken zu sammeln und die Aktivitäten des Vorstands zu koordinieren. Wir empfehlen, dieses Konzept auch bei künftigen Wikimanias beizubehalten, insbesondere dann, wenn der Vorstand nicht selbst direkt in die Logistik und Organisation eingebunden ist.
Freiwilligenkoordination
Der Einsatz eines Kernteams, in dem Koordinatoren mit klar definierten Aufgabenbereichen die Leitung ihrer jeweiligen Teams oder “Tracks” übernahmen, bewährte sich und weckte Begeisterung für die verschiedenen Aufgaben. Zudem verteilte sich durch dieses Kernteam mit erweiterter Verantwortung für die Freiwilligenkoordination die Last auf mehrere Schultern, sodass sich der Einzelne nicht mit einem Übermaß an Verantwortung belasten muss, was unserer Überzeugung nach letztlich auch dazu beitrug, ein Ausbrennen der Freiwilligen zu verhindern.
Die Strategie umfasste verschiedene neue Ansätze zur Gewinnung von Freiwilligen aus ausgewählten gesellschaftlichen Gruppen und dies funktionierte gut. Unserer Erfahrung nach eignen sich insbesondere Masterstudenten und junge Menschen im akademischen Umfeld allgemein hervorragend für diese Art von Aufgaben. Zudem bringen sie meist Interesse an unserer Arbeit mit; von denjenigen, die geantwortet haben, gaben bislang mehr als 90 % an, sich weiterhin ehrenamtlich für die Wikimedia-Bewegung engagieren zu wollen.
Vorbereitende und gesellige Treffen mit Freiwilligen im Vorfeld der Konferenz erwiesen sich als sehr vorteilhaft, da sie ein Gemeinschaftsgefühl unter den Helfenden schufen und sich positiv auf die Arbeitsmoral sowie die Sorgfalt bei der Aufgabenerledigung auswirkten. Es ist als Erfolg zu werten, dass so viele Freiwillige tatsächlich erschienen und ihre Aufgaben gewissenhaft erfüllten. Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, Koordinatoren für Freiwillige zu haben, die bereits geraume Zeit vor der Konferenz ausreichend Zeit in den Aufbau eines starken Teams investieren können. Dies stellt langfristig eine wertvolle Ressource sowohl für die Wikimania als auch für die Wikimedia-Bewegung dar. Etliche dieser Freiwilligen dürften höchstwahrscheinlich daran interessiert sein, auch bei künftigen Wikimanias mitzuwirken, sie sollten daher zeitnah und gezielt eingebunden werden.
Durch ein engagiertes Team von Freiwilligen im Kommunikationsbereich wurde in den sozialen Medien viel Interaktion erzeugt. Dabei erwies es sich als vorteilhaft, dass das Design-Team der WMF visuelle Elemente bereitstellte, die für das Freiwilligenteam einfach zu handhaben waren. Dieses Vorgehen sollte auch bei künftigen Wikimanias beibehalten werden. Es ist zudem sinnvoll, diese Gruppe von Freiwilligen auch nach der Konferenz einzubinden, bei entsprechendem Interesse könnten sie womöglich auch lokale Organisatoren in anderen Teilen der Welt unterstützen.
Soziale Veranstaltungen
Surströmming-Verkostung
Die Verkostung von Surströmming (fermentiertem Hering) war vielleicht jenes Ereignis, das bei den Teilnehmern für das meiste Aufsehen sorgte. Die Verbindung zu lokaler Kultur und Traditionen wurde geschätzt und die als ungewöhnlich empfundene Art des Gerichts bot reichlich Gesprächsstoff und eine Geschichte, die man gerne weitererzählte.
Begrüßungsempfang und Abschlussparty
Wir haben uns gefreut, mit der Unterstützung von Partnern zwei Empfänge/Partys ausrichten zu können. Stockholm ist ein teurer Veranstaltungsort für Konferenzen und ohne diese Partnerschaften hätten wir wahrscheinlich nicht so viele Gelegenheiten für geselliges Beisammensein bieten können. Die Empfänge waren ein Erfolg. Sie fanden an schönen Orten statt und boten Häppchen sowie kulturelle Programmpunkte, die das Erlebnis unserer Meinung nach bereichert haben. In mancherlei Hinsicht hätte die Zusammenarbeit mit dem WMF-Team jedoch besser laufen können. Wir hatten keinerlei Informationen über die Gesamtbudgets für die gesellschaftlichen Veranstaltungen, wurden aber dennoch gebeten, Vorschläge für das kulturelle Programm zu machen. Es ist sehr schwierig, fundierte Vorschläge zu unterbreiten, wenn man die Kostenobergrenzen nicht kennt. Auch war es schwierig, sich bei der Planung der Veranstaltungen selbst einzubringen, da die Veranstaltungsorte bereits feststanden. Möglicherweise ist dies von der WMF so gewollt, doch sollte dies den lokalen Gastgebern künftig klar kommuniziert werden.
Kultur-Tour
Ziel der Kultur-Tour war es, Besuchern, die bereits früh angereist waren, die Gelegenheit zu geben, noch vor Beginn der Konferenz an Aktivitäten teilzunehmen und die schwedische Kultur sowie das kulturelle Erbe zu erkunden. Konferenzen sind oft sehr hektisch, und der Zeitplan kann sehr straff sein. Es kann als unbefriedigend empfunden werden, wenn man als Konferenzteilnehmer nichts vom Gastland zu sehen bekommt.
Wir boten zwei geführte Touren auf unterschiedlichen Routen an, insgesamt vier ganztägige Touren, die am Donnerstag vor der Konferenz von 9:00 bis 20:00 Uhr stattfanden. Eine Route führte durch das Zentrum Stockholms, vorbei an Gamla stan (Altstadt) und dem Nationalmuseum und die andere verlief über Royal Djurgården, einen städtischen Nationalpark, in dem sich auch das Freilichtmuseum Skansen befindet. Wir schätzen, dass im Laufe des Tages etwa 80 Personen teilnahmen. Die Touren wurden von Freiwilligen begleitet, während Vertreter der gastgebenden Institutionen als Führer fungierten. An der letzten Station der Tour fand zudem ein kleinerer Edit-a-thon statt.
Die bisherigen Rückmeldungen zur Kultur-Tour waren sehr positiv und wir sind der Meinung, dass sie auch für künftige Wikimanias eine gute Bereicherung wäre. Allerdings erhöht sie die Komplexität und bedeutet einen erheblichen Arbeitsaufwand für die Organisatoren.
Edit-a-thons
In den Tagen vor der Wikimania organisierten Partner und Freiwillige im Raum Stockholm mehrere Edit-a-thons. Unser Ziel war es, die Konferenz im Stadtgebiet zu verankern und durch diese Veranstaltungen konnten wir mehr Menschen in das Gesamtgeschehen einbeziehen als “nur” jene, die tatsächlich an der Konferenz teilnahmen. Dank der Zusammenarbeit mit Partnern wie Nordiska und Musikverket sowie eines beim Schwedischen Bibliotheksverband ausgerichteten Edit-a-thons erreichten wir Teilnehmer aus Kreisen, die über unser übliches Netzwerk hinausgingen. Die Nutzung von Edit-a-thons auf diese Weise ist eine hervorragende Möglichkeit, die Konferenz über den Rahmen der eigentlichen Programmpunkte und des regulären Teilnehmerkreises hinaus zu öffnen.
Was nicht funktioniert hat und Vorschläge/Empfehlungen für Verbesserungen in den kommenden Jahren
Kommunikation
Es fehlte uns eine Strategie oder ein Plan für die interne Kommunikation im Rahmen der Veranstaltung (also was den Teilnehmern wo kommuniziert wird). Wir sind der festen Überzeugung, dass für künftige Wikimanias eine solche Strategie und/oder ein solcher Plan, idealerweise in Verbindung mit einem allgemeinen Zeitplan, ausgearbeitet werden sollte. Dabei sollte auch geklärt werden, welche Aspekte der internen Kommunikation in den Zuständigkeitsbereich der WMF und welche in den der lokalen Organisatoren fallen. So war beispielsweise nicht klar, dass die Kommunikation rund um die Registrierung allein in der Verantwortung der lokalen Organisatoren lag. Zwar ist es verständlich, dass die lokalen Organisatoren für die Ansprache des Publikums vor Ort zuständig sind, doch sind wir der Meinung, dass das Kommunikationsteam der WMF stärker in die Weckung des Interesses im Vorfeld der Veranstaltung einbezogen werden sollte und daher empfehlen wir für die Zukunft entsprechende Partnerschaften. Zudem empfehlen wir, diesen Punkt in die Vereinbarungen mit PR-Agenturen aufzunehmen, um deren lokale Expertise zu nutzen, damit bereits vor der Veranstaltung Interesse geweckt wird.
Es gab zudem keine Strategie für die Nutzung bestehender WMF-Kanäle, um Menschen zur Registrierung zu bewegen, einschließlich des Einsatzes eines Banners in der Wikipedia, das ein enormes Potenzial bietet, neue Teilnehmer zu erreichen.
Da diese Abwesenheit im Vorfeld nicht klar kommuniziert worden war, bedeutete dies für die lokalen Gastgeber vor Ablauf der Fristen einen hohen Arbeitsaufwand und letztlich waren sie enttäuscht darüber, dass sich zu wenige Personen angemeldet hatten. Es müssen klare Abläufe für alle Aspekte der Kommunikation festgelegt und dokumentiert werden.
Ort und Logistik
Die Nummerierung und Benennung im Gebäude Södra huset war nicht immer eindeutig, und für manche gestaltete sich die Orientierung im Gebäude schwierig. Für künftige Wikimanias, bei denen damit zu rechnen ist, dass sich Teilnehmer möglicherweise schwer zurechtfinden, wäre eine klare Strategie zur Benennung der Räume, unter Berücksichtigung des Zusammenspiels von Benennung, Lageplänen und Beschilderung, von Vorteil. Zudem fehlten spezifische Hinweise darauf, welche Bereiche nicht betreten werden sollten, eine entsprechende Kennzeichnung (d. h. ein Schild mit der Aufschrift "Hier endet der Konferenzbereich") wäre in etlichen Fällen sinnvoll gewesen.
Das Mittagessen war zu knapp bemessen und es stand nicht genügend Kaffee zur Verfügung. Das Essen wurde nur für kurze Zeit angeboten. Das ursprünglich zugesagte Salatbuffet fehlte schließlich ganz. Auch wenn die Qualität des Mittagessens an sich gut war, ist es wichtig, ausreichend Verpflegung bereitzustellen, damit die Teilnehmer den ganzen Tag über durchhalten können. Zudem verhielt sich der Catering-Dienstleister gegenüber einigen Teilnehmern unangemessen und das Personal war aufgrund der langen Arbeitstage unzufrieden.
Bei der Abschlussparty gab es keine alternativen Verpflegungsangebote, was insbesondere für Veganer, religiöse Personen sowie Menschen mit Allergien enttäuschend war. Obwohl wir dies im Vorfeld wussten und allen angemeldeten Teilnehmern mitgeteilt hatten, (1) hatten es viele Teilnehmer dennoch übersehen und waren darüber enttäuscht und (2) sollte die WMF bestrebt sein, eine solche Situation künftig zu vermeiden, sowohl im Hinblick auf die Nachhaltigkeit (da es sich um den einzigen Bereich handelte, in dem keine vegetarischen oder veganen Optionen erhältlich waren) als auch, um die Community nicht zu verärgern.
Die Hotelzimmer waren klein, worüber sich etliche Teilnehmer beschwerten. Die Zimmergröße ist etwas, das klar kommuniziert werden sollte.
Es könnte sinnvoll sein, für das lokale Team mindestens ein Hotelzimmer bereitzustellen, das bei logistischen Schwierigkeiten oder als Rückzugsort zum Ausruhen genutzt werden kann. Da kein Mitglied des schwedischen Teams in der Nähe des Veranstaltungsorts oder der Haupthotels wohnte, gestaltete sich die Organisation mitunter aufwendiger. Dies ist besonders dann von Vorteil, wenn vor Veranstaltungsbeginn sehr frühe Besprechungen für das Logistikteam geplant sind.
Community-Dorf
Das Konzept des Community-Dorfs wurde in diesem Jahr umfassend überarbeitet und erneuert. Auch wenn die Änderungen gut waren und das Ergebnis positiv ausfiel, hätten sie für eine größere Wirkung früher und klarer kommuniziert werden sollen. Dies hätte beispielsweise dazu führen können, dass mehr Plakate von Organisationen und persönliche Porträts eingereicht worden wären. Sollte für die nächste oder künftige Wikimanias ein gleiches oder ähnliches Konzept entwickelt werden, sind wir der Ansicht, dass es eine noch größere Reichweite erzielen kann, wenn es stärker in den Kommunikationsplan und den Zeitplan integriert wird.
Die Entwicklung des diesjährigen Community-Dorfs verfolgte einige allgemeinere Ziele, wie etwa die Verbindung verschiedener Veranstaltungsorte, die Vernetzung von Menschen und die Vermeidung einer Situation, in der das Community-Dorf als eher toter Bereich wahrgenommen wird. Diese Ziele wurden allesamt bis zu einem gewissen Grad erreicht und wir sind der Ansicht, dass alle Bestandteile des Community-Dorfs beibehalten werden können oder sollten; eine frühere Einbindung in die Kommunikation, Organisation und allgemeine Planung wird jedoch dazu beitragen, dass diese Ziele noch umfassender erreicht werden.
Freiwilligenkoordination
Es gab gewisse Spannungen zwischen der WMF und den lokalen Gastgebern hinsichtlich der Sichtweise auf die Freiwilligen. Für die lokalen Gastgeber war es entscheidend, die Gelegenheit zur Gewinnung und Schulung von Freiwilligen zu nutzen, um eine neue und vielfältige Gruppe von Menschen für die Wikimedia-Community zu gewinnen, wohingegen die WMF die Freiwilligen bisweilen eher als “zusätzliche Arbeitskräfte” zu betrachten schien, die für die Erledigung spezifischer “Aufgaben” benötigt wurden.
Wir sind der Ansicht, dass eine einzige Pflichtschulung am Dienstagabend vor der Wikimania nicht ausreicht, um ein engagiertes Freiwilligenteam zu gewährleisten, das seine Aufgaben gewissenhaft erfüllt, vielmehr sind weitere Investitionen erforderlich, um das Ergebnis der Veranstaltung zu maximieren. Für künftige Wikimanias sollten die Freiwilligen über einen längeren Zeitraum hinweg geschult und vorbereitet werden. Dies steigert ihre Arbeitsmoral und ihre Kompetenzen, erhöht den Spaß an der Freiwilligenarbeit und, insbesondere bei Personen, die neu in der Bewegung sind, die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich auch weiterhin engagieren.
Für künftige Wikimanias ist zudem ein klarer Zeitplan für die Einbindung von Freiwilligen dringend erforderlich, insbesondere vonseiten der WMF. Ein konkretes Beispiel hierfür ist, dass die lokalen Organisatoren erst kurz vor der Veranstaltung darüber informiert wurden, dass Freiwillige bereits ab Montagmorgen eingeplant werden mussten. Dies führte zu zusätzlichem Stress für die Organisatoren und zu Unklarheiten bei den Freiwilligen, einige von ihnen mussten nachträglich für weitere Schichten einspringen, obwohl sie ohnehin schon für lange Einsätze an allen Konferenztagen vorgesehen waren. Auch wenn die Freiwilligen im Allgemeinen zufrieden waren, beeinträchtigen solch kurzfristige Informationen ihr Wohlbefinden negativ (was sich auch in den Kommentaren widerspiegelte).
Wir sind zudem der Ansicht, dass die Verantwortlichkeiten der Freiwilligen klarer definiert werden müssen. Insbesondere bei den wichtigsten Freiwilligen blieb unklar, welche Aufgaben und Anforderungen die WMF an sie stellte. So wussten beispielsweise weder diese Freiwilligen noch das lokale Team bis zur Woche der Wikimania, dass von ihnen die Teilnahme an Besprechungen des Produktionsteams in den frühen Morgenstunden an jedem Wochentag erwartet wurde. Sie erhielten weder Einladungen zu diesen Treffen noch Unterstützung, um die Teilnahme zu erleichtern (etwa durch die Bereitstellung von Taxifahrten etc.).
Gerade bei den wichtigsten Freiwilligen ist es entscheidend, Erwartungen, Verantwortlichkeiten und auch die Anerkennung klar zu kommunizieren, da sie oft über Wochen oder Monate hinweg einen Zeitaufwand betreiben, der fast einer Vollzeitbeschäftigung gleichkommt. Mangelnde Klarheit gegenüber diesen Freiwilligen birgt die Gefahr, dass sie ausbrennen; diese Rückmeldung ist für künftige Wikimanias von großer Bedeutung, insbesondere wenn die lokalen Organisatoren über weniger Personal verfügen und stärker auf die Arbeit von Freiwilligen angewiesen sind.
Wikimedia Sverige hat sich intensiv darum bemüht, durch Partnerschaften und eigene Mittel Veranstaltungen zu organisieren, um den Freiwilligen Anerkennung zu zeigen; so ist eine Veranstaltung im Nationalmuseum geplant und wir haben sichergestellt, dass die Freiwilligen während der Konferenz die Gelegenheit erhielten, persönlich von Katherine Maher gewürdigt zu werden. Wir sind der Ansicht, dass derartige Zeichen der Wertschätzung künftig fest in die Planung und insbesondere in das Budget integriert werden sollten. Dies würde es den lokalen Organisatoren ermöglichen, ein gemeinsames Abschlussessen auszurichten, ohne dass die Teilnehmer die Kosten selbst tragen müssen, denn eine solche Ausgabe können sich nicht alle Affiliates leisten. Es ist eine sehr wichtige Form der Anerkennung für die Freiwilligen, ohne deren Einsatz die Konferenz nicht stattfinden könnte, und die WMF sollte diesem Aspekt in den kommenden Jahren Priorität einräumen.
Visa-Vorbereitungen
Die Vorbereitung der Visa-Anträge gehört zu den mühsamsten Aufgaben bei jeder globalen Konferenz, insbesondere innerhalb der Wikimedia-Bewegung, da viele Stipendien an aktive Mitglieder vergeben werden, bei denen es sich oft um junge Studenten oder Personen aus Entwicklungsländern handelt. Auch wenn die Hauptarbeit bei der Visumbeantragung stets bei den Antragstellern selbst liegt, sind wir der Ansicht, dass die WMF mehr tun könnte und sollte, um die Antragsteller angemessen zu unterstützen. Wir erhielten zwar wertvolle Hinweise vom Außenministerium, das den Antragstellern letztlich jedoch leider keine Empfehlungsschreiben oder Ähnliches ausstellen konnte, doch wurden diese Informationen nicht konsequent in den Prozess integriert. Etliche Antragsteller beklagten sich darüber, dass sie ihre Unterlagen erst spät, manchmal sogar erst nach dem geplanten Termin, erhalten hätten und da der Beantragungsprozess an sich schon kraftzehrend und stressig ist, stellt dies eine zusätzliche und unnötige Belastung dar. Die Aufgabe ist sehr arbeitsintensiv, und künftig lässt sich mehr tun, um Strukturen zu planen und zu schaffen, die den Freiwilligen weltweit die nötige Unterstützung bieten.
Soziale Veranstaltungen
Innerhalb der Wikimedia-Bewegung gibt es verschiedene Untergruppen, die im Rahmen internationaler Veranstaltungen eigene Treffen organisieren möchten, z. B. gemeinsame Mittagessen (wie der WikiWomen-Lunch) oder eher formelle Zusammenkünfte (wie das Treffen der Vorsitzenden). Es sollte eine Liste der Anfragen aus den Vorjahren erstellt und die jeweiligen Untergruppen sollten frühzeitig direkt angesprochen werden, um ihre spezifischen Bedürfnisse zu ermitteln. Solche Treffen sind ein wertvolles Ergebnis der internationalen Veranstaltungen und sollten nicht außer Acht gelassen werden. In diesem Jahr hatten sich einige Gruppen nicht von sich aus wegen Räumlichkeiten an uns gewandt, erwarteten jedoch dennoch, dass wir diese kurzfristig organisieren könnten, was zu Beschwerden seitens der Gruppen und zu zusätzlichem Stress für das Team führte.
Zeitleiste
Wir hatten ständig das Gefühl, zu spät dran zu sein, selbst wenn wir die WMF-Teams dazu drängten, früher zu beginnen. Ein Zeitraum von neun Monaten war für viele Teilbereiche viel zu kurz. Wir empfehlen, die Vorbereitungen bereits bis zu zwei Jahre im Voraus zu starten. Dies würde helfen, Überlastung und Stress zu vermeiden, Partnern mehr Beteiligungsmöglichkeiten zu bieten, Kapazitäten für die Einbindung weiterer Freiwilliger zu schaffen, lokale Sponsoren zu gewinnen und bei Bedarf Kurskorrekturen vorzunehmen.
Sollte der Gastgeber jedoch vollständig auf Freiwillige angewiesen sein, könnten zwei Jahre wiederum zu lang sein, da diese möglicherweise nicht die Möglichkeit haben, über einen so langen Zeitraum hinweg tätig zu sein. Damit dies realisierbar ist, müsste der lokale Gastgeber für die gesamte Dauer zweckgebundene Mittel für eine Teilzeitkraft erhalten.
Die Wikimania ist über die Strukturen hinausgewachsen, die sie tragen.