2021년:평가/결과/프로세스
컨퍼런스 조직 과정
이 컨퍼런스는 위키마니아가 가상으로 개최된 첫 번째 컨퍼런스였습니다. 컨퍼런스 디자인을 지원하기 위해 위키미디어 재단과 운영 위원회 위원들은 제3자가 주도하는 이벤트 디자인 프로세스에 참여했습니다.[1] 이벤트 설계를 통해 컨퍼런스에 대한 세 가지 가능한 시나리오가 도출되었고, 참가자와 다른 이해관계자들의 목표와 바람직한 행동 변화가 설명되었습니다.
위키마니아는 일반적으로 주최 가맹단체를 통해 지리적으로 묶여 있고 경쟁적인 신청 절차를 통해 선발된 잘 정립된 팀에 의해 조직됩니다. 이 컨퍼런스가 가상으로 진행될 것이라는 점을 감안하여 운영 위원회는 운동 전반에서 다양한 지리적 위치에 있는 자원봉사자 그룹을 선정했습니다. 이 자원봉사자 팀은 재단 직원과 함께 컨퍼런스를 조직할 책임을 맡을 것입니다. COT는 2021년 3월에 처음 소집되었습니다.
이 평가 섹션에서는 위키마니아 컨퍼런스를 조직하고 실행하는 과정을 풀어보고자 합니다. 무엇이 잘 되었고 무엇이 개선되어야 하는지 더 잘 이해하는 데 중점을 둡니다. 또한 위키미디어 재단 전략 원칙을 해석, 조직 및 반성의 렌즈로 사용합니다. 인터뷰 결과는 기밀을 유지하기 위해 역할(예: 직원 또는 자원봉사자)별로 구분되지 않습니다. 익명성을 보장하기 위해 재단 직원과 COT 구성원을 조직 팀이라고 합니다. 결과는 또한 의사 결정을 지원하고 변화를 촉진하기 위해 배운 교훈으로 구성됩니다.
가상 컨퍼런스 주최하기
위키마니아를 조직한 팀은 이 컨퍼런스를 조직하기 위해 많은 어려움을 극복했습니다. 이러한 어려움에는 새로운 유형의 컨퍼런스를 개발하기 위한 단축된 기간이 포함되었습니다.
개인의 회복력: 거의 모든 인터뷰 대상자는 가상 컨퍼런스가 진행되어 자랑스럽다고 말했습니다. 그들은 각자 자신의 기여를 성취 사례로 강조했는데, 프로그램 설계, 장학금 프로그램 개발 또는 신뢰와 안전에 대한 역할이든 말입니다. 조직자들은 참여를 늘리고, 포용성을 가능하게 하고, 운동의 다양성을 보여주는 것을 목표로 하는 컨퍼런스를 조직한 것을 자랑스러워했습니다. 그들은 독립적으로 그리고 팀원으로서 일하는 힘든 긴 시간을 강조했습니다.
특정 작업을 수행하는 소규모 팀은 효율성과 개인적 만족을 가져왔습니다: 팀원들은 주요 업무에 집중한 소규모 팀에서 일하는 것을 가장 즐겼고, 주요 이슈를 논의하기 위해 자원봉사자와 위키미디어 직원 간의 일대일 상호작용을 높이 평가했습니다. 많은 팀원들이 자신의 기술, 지식, 역량을 키웠다고 인정했습니다. 인터뷰 내내 팀원들은 기술적 학습을 되돌아보고 가상 컨퍼런스를 조직하는 과정을 보다 매끄럽고 협력적으로 만드는 데 필요한 주요 개선 사항을 자세히 설명했습니다. 모든 인터뷰 대상자는 가상 공간에서 이벤트 기획에 대해 배웠습니다.
많은 사람들에게 컨퍼런스를 조직하는 경험은 원래 등록하거나 기대했던 것과 달랐습니다. 그렇긴 하지만 대부분은 첫 번째 가상 위키매니아를 조직한 팀에 참여할 수 있는 기회를 얻은 것에 감사했습니다. 멤버들은 컨퍼런스에 대한 서로의 헌신에 활력을 얻었습니다. 그러나 그 과정에서 많은 멤버들이 소진감을 느꼈습니다. 소진은 위키마니아 조직자들에게 드문 일이 아니지만, 컨퍼런스를 조직하고 실행하는 경험은 다음과 같은 교훈을 미래의 계획 프로세스에 적용하면 더욱 유익할 수 있습니다.
얻은 교훈:
- 팀으로 모일 수 있도록 충분한 시간을 확보하세요. 팀은 컨퍼런스 시작 5개월 전인 3월에 모였습니다. 단축된 일정은 팀을 적절히 개발하고 멤버들이 유대감을 형성하기에 충분하지 않았습니다. 팀은 서로를 알지 못했고 이전에 함께 일한 적도 없었습니다. 그들은 서로의 강점과 약점을 알지 못했습니다. 인터뷰 대상자들은 컨퍼런스 2개월 전에야 팀이 마침내 모여서 제작을 시작했다고 말했습니다. 미래의 가상 컨퍼런스 팀 조직자는 건강 프로토콜이 허락한다면 지역 팀 빌딩과 직접 계획 회의에서 이익을 얻을 수 있습니다.
- 컨퍼런스에 대한 공동 비전을 만듭니다. 팀은 첫 회의에서도 압축된 시간 틀로 인해 많은 결정을 내려야 했다는 점을 회상했습니다. 재단과 운영 위원회 위원들은 이벤트 캔버스를 개발하고 세 개의 프로토타입을 만드는 과정을 거쳤지만 COT 위원들은 이 과정에 참여하지 않았습니다. COT가 재단과 만났을 때, 그들은 선택할 수 있는 세 개의 프로토타입을 받았습니다. COT 위원들은 프로토타입을 기반으로 주요 결정을 내리는 것이 이미 자신들을 위해 내린 결정을 단순히 "문지르는" 것 같다고 느꼈습니다. 그들은 프로토타입을 변경할 자율성이 없다고 느꼈습니다. 모든 팀원이 공동 비전과 합의한 목표가 부족했기 때문에 당면 과제, 의사 결정 권한 및 전반적인 소유권 부족에 대한 모호함이 있었습니다. COT 위원들은 때때로 "길을 잃은" 기분이 들었다고 표현했습니다. 컨퍼런스의 비전과 목표를 공동으로 만드는 프로세스는 소유권을 높이는 동시에 팀 구조를 구축하는 데 도움이 될 것입니다.
- 공동으로 창작하고, 논의하고, 의사결정 책임에 대해 일치시킵니다. 누가 무엇을 책임져야 하는지, 누가 주요 결정에 대해 최종 결정권을 가지고 있는지에 대한 모호함은 좌절과 비효율성으로 이어졌습니다. RACI 차트는 프로세스 시작 시 개발되었고 자원봉사자들은 관심 분야와 강점을 강조했습니다. 그러나 모든 팀원에게 역할, 책임, 권한 및 책임이 명확하지 않았습니다. 한 인터뷰 대상자는 스피커 가이드와 같은 컨퍼런스 산출물이 팀에 사전 통지 없이 나타난다고 언급했습니다. 책임에 대한 모호함은 개인이 제작팀을 고용하는 것과 같이 다른 사람과 상의하지 않고 자신의 업무 범위에 속한다고 믿었기 때문에 행동했다는 것을 의미합니다. 다른 사람들은 이러한 의사 결정 프로세스에서 배제되었다고 느꼈습니다. 프로그램 설계 또는 장학금과 같이 컨퍼런스의 한 측면에 집중한 소규모 팀에서 일하는 것은 소유권을 만들고 의사 결정과 책임을 촉진하는 데 도움이 되었습니다.
- 효과적인 의사소통과 의사결정을 지원하는 인프라를 구축합니다. 위키마니아의 규모와 범위에 해당하는 이벤트를 원격 팀과 함께 조직하기 위한 인프라는 완전히 개발되지 않았습니다. 팀은 구글 시트, 텔레그램 채팅, 이메일, 회의에 의존하여 의사 결정을 전달하고 문서화했습니다. 인터뷰 대상자에 따르면, 이 시스템은 팀이 내려야 할 의사 결정의 수를 고려할 때 비효율적이었습니다. 즉, 한 회의에 참석하지 않은 개인은 상실감을 느끼게 되었고, 이는 후속 회의에서 온전히 기여할 수 있는 능력을 방해했습니다. 인터뷰 대상자들은 후속 조치가 취해지지 않은 작업과 행동, 답변되지 않은 이메일, 책임과 투명성을 촉진하는 데 도움이 될 주요 의사 결정을 문서화하는 시스템의 부족에 대해 좌절감을 표명했습니다. 통합 프로젝트 관리 또는 작업 추적 시스템은 향후 조직 팀에 도움이 될 수 있습니다. 현실적인 처리 일정을 설정하고 근무 시간에 대한 기대치를 전달하는 데 도움이 될 수 있습니다.
- 위키마니아 구현을 더욱 효과적으로 지원하기 위해 재단 내부 리소스로 구성된 작업 그룹을 조직하고 제도화합니다. 커뮤니케이션, 보안, 신뢰 및 안전, 법률을 포함한 재단의 여러 부서가 위키마니아를 지원하기 위해 노력합니다. 정기적으로 회의하는 재단 직원으로 구성된 부서 간 작업 그룹은 더 나은 문제 해결, 커뮤니케이션, 자원봉사자 지원, 위키마니아뿐만 아니라 운동에서 주최하는 다른 많은 이벤트에도 도움이 되는 프로세스와 제품을 만들 수 있습니다.
- 의사결정 구조를 혁신하고 실험하기 위해 계속 노력하세요. 인터뷰 대상자들은 많은 결정이 업무 일정 중에 열리는 회의에서 이루어졌다고 언급했습니다. 이는 일부 자원봉사자들에게 업무 일정에 맞춰 일정을 조정해야 했기 때문에 부담을 주었습니다. 직원들은 또한 자원봉사자들이 가장 많은 시간을 보내는 주말에 시간을 낼 수 없었습니다. 일부 조직팀 구성원은 컨퍼런스를 앞두고 재단 직원들이 유연성을 갖고 주말에 자원봉사자들과 함께 하루나 반나절 일할 수 있을 것이라고 제안했습니다. 조직팀은 또한 사람들이 소통할 수 있는 즉석 회의와 특정 작업을 함께 마무리하기 위한 공동 작업 세션을 실험했습니다. 이러한 회의는 잘 진행되었고, 구성원들은 더 나은 연결감을 느꼈으며 생산성이 증가했습니다.
- 핵심 조직팀에 커뮤니티 촉진자를 포함시킵니다. 커뮤니티 촉진자가 프로세스 중간에 조직 팀에 들어왔습니다. 이 사람은 갈등을 해결하고, 그룹에 응집력을 불어넣고, 신뢰를 구축하기 위해 효과적인 커뮤니케이션을 구현하는 운동의 작동에 대한 고유한 기술과 지식을 가지고 있었습니다. 커뮤니티 촉진자가 팀에 합류하자 조직 팀원들은 자신이 대표되고 경청받는다고 느꼈습니다. 다른 조직 팀원들은 모든 사람의 강점을 바탕으로 팀을 하나로 모으는 촉진자가 있어서 안도감을 느꼈습니다.
- 운영위원회의 역할을 명확히 합니다. 운영 위원회는 과거 위키마니아 컨퍼런스에서 감독 역할을 했습니다. 운영 위원회 위원들은 위키마니아에 대한 깊은 지식을 가지고 있습니다. 운영 위원회는 이벤트 디자인에 참여했습니다. 운영 위원회와 조직 팀 간의 연락 담당자 역할을 한 사람도 있었습니다. 운영 위원회의 일부 위원들은 컨퍼런스의 백엔드 구현 프로세스도 지원했습니다. 운영 위원회의 참여는 조직 팀 일부 위원들에게 감사했지만, 다른 위원들은 방해가 된다고 느꼈습니다. 더 많은 가상 컨퍼런스가 조직됨에 따라 운영 위원회가 특히 계획의 마지막 단계와 특히 구현 단계에서 어떤 역할을 해야 하는지 고려하십시오. 운영 위원회의 역할과 참여를 명확히 하면 누가 의사 결정 권한과 구현 책임을 가지고 있는지 완벽하게 명확히 하고 조직 팀의 책임과 소유권을 높이는 데 도움이 될 것입니다.
또한, 조직팀은 컨퍼런스의 측면이나 결과물을 개선하는 방법에 대해서도 고민했습니다.
- 기술 - 조직팀 구성원들은 회의 플랫폼을 숙고하고 테스트할 시간이 더 많았으면 좋겠다고 말했습니다. 그들은 언컨퍼런스, 프레젠테이션, 커뮤니티 빌리지, 미팅과 같은 프로그래밍을 더 잘 지원하기 위한 정보가 더 있었으면 좋았을 것입니다. 개인들은 Remo가 프로세스 초기에 모바일 사용자를 지원하지 않을 것이라는 사실을 알았으면 좋았을 것이라고 말했습니다.
- 신뢰 및 안전팀 - 팀원들에 따르면, 신뢰와 안전 프로토콜은 컨퍼런스 규모를 고려할 때 너무 늦게 만들어졌습니다. 조직팀원들은 심각한 신뢰와 안전 문제가 많이 발생하지 않아서 안도감을 느꼈습니다. 많은 구성원들이 준비가 부족하다고 느꼈습니다. 조직팀의 권장 사항에는 모든 사람이 신뢰와 안전 제한 사항과 워크플로를 이해하도록 하는 것이 포함됩니다. 그들은 일찍 구성되고 훈련된 다국어 자원봉사 태스크포스를 갖는 것이 좋습니다. 정책을 준수하지 않는 구성원을 제거하기 위해 한 사람에게 의존하는 것은 위험하고 이상적이지 않았습니다. 이 한 사람에게 무슨 일이 일어나더라도 컨퍼런스에서 그 사람을 제거하는 것을 승인할 사람이 아무도 없을 것입니다. 조직팀의 한 구성원은 가상 컨퍼런스에서 신뢰와 안전을 보장하기 위한 프로세스를 문서화하고 처음부터 끝까지 신중하게 수행해야 한다고 제안했습니다.
- 프로그램 개발 - 프로그램 규모는 2개 트랙에서 5개 트랙으로 늘었습니다. 이는 조직팀의 많은 구성원이 열정을 느낀 결정이었고, 프로그램의 다양성, 운동의 대표성, 주제의 포함을 보장하기 위한 올바른 전략적 결정이었습니다. 개인들은 위키마니아가 제출된 제안에 대한 거부율이 높지 않으며 가상이기 때문에 더 많은 목소리를 포함할 수 있다고 공유했습니다. 추가 트랙을 추가하는 것은 내부 리소스, 연사 관리, 제작 역량 및 조정에 압력을 가합니다.
결론: 미래의 가상 컨퍼런스
참가자들은 위키마니아와 가상 이벤트의 미래에 대해 성찰할 기회를 가졌습니다. 일부 사람들은 위키마니아 2021이 "며칠 동안 가상 이벤트와 하이브리드 이벤트를 진행하는 데 가능성이 있다"는 것을 보여주었다고 강조했습니다. "저는 이벤트 전에는 회의적이었지만 엄청나게 즐겼고 온라인 모임을 우리 운동을 보다 포용적이고 기후 친화적으로 만드는 방법으로 봅니다. 그래서 (가상 이벤트가) 수년에 걸쳐 어떻게 발전하는지 보기를 고대하고 있습니다!"
프로그램 콘텐츠의 다양성과 번역 서비스와 같은 많은 전략적 결정은 참가자들이 운동의 일부라고 느끼는 데 기여했습니다. 게다가, 이 컨퍼런스는 새로운 사람들과 연결하고 그들에게 새로운 도구에 대해 배우고 아이디어를 생성할 수 있는 플랫폼을 제공할 수 있었습니다. 개인들이 주최측이 기대했던 만큼 많은 새로운 참가자를 컨퍼런스에서 만나지 못했지만, 이는 가상 환경에서 특히 어려운 작업이며 아마도 이러한 유형의 컨퍼런스에 대한 목표가 너무 높았을 것입니다. 가상 컨퍼런스인 위키마니아 2022가 새로운 연결과 양방향 의미 있는 참여의 원천이 되기를 열망한다면, 네트워킹과 언컨퍼런스 공간은 올해보다 더 의도적이고 목적 의식적으로 설계되어야 할 것입니다.
내년을 위한 추천: 위키마니아 2022의 주최자는 응집력 있는 팀을 구성하기 위해 일찍 자주 소집해야 합니다. 이 팀은 위키마니아 2021을 조직하고 구현하는 과정에서 얻은 통찰력과 교훈을 갖게 될 것입니다. 주최자는 개인 그룹을 소집할 뿐만 아니라 효율적인 결정을 내리기 위해 필요한 인프라(역할과 책임, 회의 일정, 작업 그룹, 적절한 의제)를 만들고 사용해야 합니다. 다층적이고 관련된 프로젝트에서 다문화 원격 의사 결정 및 협업을 지원하는 적절한 프로젝트 관리 도구가 도움이 될 수 있습니다. 그룹이 소집됨에 따라 운동 전략 원칙에 기반한 운영 원칙을 만들고 가상 컨퍼런스를 만드는 과정을 더 잘 문서화할 수 있습니다. 컨퍼런스가 구현되기 전 마지막 6주가 다가오면서 응집력을 유지하기 위해 커뮤니케이션 라인이 명확하고 시기적절하며 반응성이 있어야 합니다.
어떤 면에서, 2022년 위키마니아 주최자들은 주요 결정을 다시 생각해 보고, 여전히 관련성이 있는지, 그리고 개선할 수 있는 부분이 어디인지 확인해야 합니다. 가장 중요한 것은, 팀원들이 다음과 같은 주요 질문에 대해 의사 결정을 용이하게 하기 위해 컨퍼런스가 달성하고자 하는 바에 대해 일치해야 한다는 것입니다:
- 2021년에 배운 것을 감안할 때, 위키마니아 2022는 무엇을 달성하고자 할까요? 언컨퍼런스 공간이나 커뮤니티 빌리지의 사용을 어떻게 더 전략적으로 구조화할 수 있을까요?
- 가상 위키마니아 2022는 5일, 1주말 또는 여러 주말에 걸쳐야 합니까? 프로그램을 다른 시간대에 더 잘 맞추려면 어떻게 해야 합니까? 해커톤은 가상 위키마니아의 일부여야 합니까?
- 위키마니아 2022를 더욱 접근성 있고 포괄적으로 만들기 위해 어떤 추가 기능이나 프로세스가 필요할까요? 번역 서비스를 어떻게 더욱 주류화할 수 있을까요? 위키마니아 2022의 목표를 달성하기 위해 어떤 기술 플랫폼을 사용할 수 있을까요?
- 신규 참석자는 복귀자보다 컨퍼런스를 더 좋아하는 경향이 있습니다. 신규 참석자의 참여를 유지하려면 어떤 기능이 필요할까요? 복귀자의 요구에 부응하기 위해 어떤 프로그램 기능을 추가할 수 있을까요?
이 평가서는 위키미디어 재단을 대신하여 마리아 바네사 코를라졸리가 작성했습니다.
각주
- ↑ 이벤트 디자인 결과 또는 프로세스 평가는 이 평가 범위에 포함되지 않았습니다.