2021：評估報告/調查結果/過程

維基媒體國際會議2021——虛擬會議評估報告

摘要

調查結果

人口分布
有效性
過程
附件

會議組織過程

維基媒體國際會議2021工作人員支持在虛擬空間中共同工作

這次會議是維基媒體國際會議首次以虛擬方式舉行。為了支持會議的設計，維基媒體基金會和維基媒體國際會議指導委員會成員參與了第三方主導的活動設計過程。 活動設計為會議生成了三種可能的場景，並為參與者和其他利益相關者概述了目標和期望改變的行為。

維基媒體國際會議通常由一個完善的團隊組織，該團隊在地理上通過託管附屬分支機構進行綁定，並在競爭性申請過程中被選出。鑑於這次會議是虛擬的，維基媒體國際會議指導委員會從整個維基媒體運動中選擇了一組志願者，他們分佈在不同的地區。這個志願者團隊與維基媒體基金會工作人員一起負責組織會議。維基媒體國際會議核心組織團隊於2021年3月首次召開。

評估的這一部分旨在分析組織和實施維基媒體國際會議的過程。這側重於更好地了解哪些工作良好，以及哪些需要改進。此外，維基媒體基金會的策略原則被用作解釋，組織和反思的鏡頭。為了保密，訪談結果不按角色（即工作人員或志願者）分類。為確保匿名，維基媒體基金會工作人員和維基媒體國際會議核心組織團隊成員被稱為組織團隊。同時，調查結果被視為支持決策和促進變革的經驗教訓。

組織虛擬會議

組織維基媒體國際會議的團隊克服了許多的挑戰來組織這次會議。這些挑戰包括了縮短開發新型會議的時間框架。

個人的順應力： 幾乎所有受訪者都表示，他們為虛擬會議的召開感到自豪。他們每個人都強調了自己的貢獻作為成就的例子，無論是他們在項目設計，補助金項目開發，或信任和安全(Trust and Safety)中的作用。組織團隊為組織一次旨在提高參與度，促進包容性和展示運動多樣性的會議而感到自豪。他們強調了獨立工作和作為團隊成員長時間工作的艱苦。

從事特定任務的小團隊可以提高效率和個人滿意度： 團隊成員最喜歡在專注於關鍵任務的小組中工作，並欣賞志願者和維基媒體工作人員之間的一對一互動，以討論關鍵問題。許多團隊成員承認他們提高了自己的技能，知識和能力。在整個採訪過程中，團隊成員對技術學習進行了反思，並詳細闡述了使虛擬會議組織過程更加順暢和更具協作性所需的關鍵改進。所有受訪者都在虛擬空間中了解到活動策劃。

對於許多人來說，組織會議的經歷並不是他們最初報名或期望的。也就是說，大多數人都很感激有機會成為組織第一個虛擬維基媒體國際會議的團隊一員。 成員們因彼此對會議的承諾而充滿活力。然而，這個過程導致許多成員感到筋疲力盡。雖然對維基媒體國際會議組織團隊來說精疲力竭並不少見，但如果將以下經驗教訓應用於未來的規劃過程，那麼組織和實施會議的經驗或會更加富有成效。

經驗教訓：

1. 分配足夠的時間，以作為一個團隊聚集一起。 該團隊於3月時集合在一起，距離維基媒體國際會議開始僅五個月。簡短的時間表不足以充分發展團隊和成員之間的聯繫。該團隊的成員彼此不認識，之前也沒有合作過。他們不知道彼此的長處和短處。受訪者表示，距離維基媒體國際會議召開只有兩個月，團隊終於開始聚在一起工作。如果健康協議允許，未來的虛擬會議團隊組織成員可能會受益於區域團隊建設和親自計劃會議。
2. 為會議創建共同願景。 組織團隊回憶說，由於時間緊迫，即使在第一次會議期間，他們也必須做出很多決定。雖然維基媒體基金會和維基媒體國際會議指導委員會的成員已經完成了開發活動畫布(Event Canvas，意思是帶有描述活動承諾的元素可視化圖表)，並創建三個原型的過程，但維基媒體國際會議核心組織團隊成員並未參與這項工作。當維基媒體國際會議核心組織團隊與維基媒體基金會會面時，他們得到了這三個原型供他們選擇。維基媒體國際會議核心組織團隊成員認為，根據原型來決定關鍵決策就像是維基媒體基金會已經為他們做出的簡單的「拓印」決策。他們不覺得他們有改變原型的自主權。所有團隊成員缺乏共同的願景和商定的目標，這意味著手頭的任務，決策權和普遍缺乏所有權存在歧義。 維基媒體國際會議核心組織團隊成員表示，他們有時會感到「失落」。共同製定會議的願景和目標的過程將有助於增加所有權，同時也可以建立團隊結構。
3. 共同創建，討論和調整決策責任。 誰負責什麼，以及誰對關鍵決策有最終決定權的模糊不清導致了挫敗感和效率低下。在流程開始時制定了RACI圖表，志願者強調了他們感興趣和優勢的領域。然而，所有團隊成員的角色，職責，權限和責任並不明確。一位受訪者提到，會議的出品，例如演講者指南，會在沒有事先通知團隊的情況下出現。 責任模糊意味著成員在沒有與他人協商的情況下採取行動，例如僱用製作團隊，因為他們認為這是在他們的工作範圍內——其他人則感到被排除在這些決策過程之外。在較小的團隊中工作專注於會議的一個方面，例如項目設計或補助金計劃，有助於建立所有權，促進決策和問責制。
4. 建立基礎設施，以支持有效的溝通和決策。 與遠程團隊組織維基媒體國際會議規模和範圍所需要的基礎設施尚未完全開發。該團隊依靠Google表格，Telegram通訊群組，電子郵件和會議來溝通和記錄決策。據受訪者稱，考慮到團隊需要做出的決策數量，該系統效率低下。 這意味著沒有出席一次會議的團隊成員會導致一種失落感，這會阻礙他們在後續會議中做出充分貢獻的能力。受訪者對未跟進的任務和行動、未回復電子郵件，以及缺乏記錄有助於促進問責制和透明度關鍵決策的系統表示失望。集成的項目管理或任務跟踪系統可能有助於未來的組織團隊。這可能有助於設定現實的周轉時間表，並傳達對工作時間的期望。
5. 組織和制度化維基媒體基金會內部資源工作小組，以更好地支持維基媒體國際會議的實施。 維基媒體基金會的多個部門致力於支持維基媒體國際會議，包括通信部門，保安部門，信任和安全部門，以及法律部門。由維基媒體基金會工作人員組成的跨部門工作群組定期開會，可以更好地解決問題，溝通，支援志願者，並創建不僅服務於維基媒體國際會議，而且服務於維基媒體運動組織的許多其他活動的流程和產品。
6. 繼續創新和試驗決策結構。 受訪者提到，許多決定是在被安排與工作時間的會議期間進行的。這給一些志願者帶來了負擔，因為他們必須根據工作日程安排他們能否參與會議。週末也沒有工作人員參與會議——但這是志願者最有空的時候。一些組織團隊成員建議，主持會議——也許維基媒體基金會工作人員可以靈活地在周末與志願者一起工作一到半天。同時，組織團隊嘗試了讓人們進行交流的臨時會議和共同工作會議，以共同完成具體任務。這些會議運作良好，成員感覺更好的聯繫，他們提高了生產力。
7. 包括一名社群協調者作為核心組織團隊的一部分。 在整個過程的中途，一名社群協調者被帶入了組織團隊。這個人擁有一套獨特的技能和維基媒體運動的運作知識——這有助於解決衝突，為團隊帶來凝聚力，並實施有效的溝通以建立信任。當社群協調者加入團隊，組織團隊的成員就感到有被代表和傾聽。其他組織團隊成員感到欣慰的是，協調員根據每個人的優勢將團隊聚集在一起。
8. 明確維基媒體國際會議指導委員會的作用。 維基媒體國際會議指導委員會在過去的維基媒體國際會議中發揮了監督作用。 維基媒體國際會議指導委員會的成員對維基媒體國際會議有著深入的了解。 維基媒體國際會議指導委員會參與了活動設計。維基媒體國際會議指導委員會和組織團隊之間有一個人擔任聯絡人。同時，維基媒體國際會議指導委員會的一些成員支持會議的後端實施過程。組織團隊的一些成員對維基媒體國際會議指導委員會的參與表示讚賞，而其他人則認為它具有破壞性。隨著越來越多的虛擬會議組織，人們應考慮指導委員會應該發揮什麼作用，特別是在規劃的最後階段——特別是在實施階段。明確指導委員會的作用和參與，將有助於明確誰擁有決策權，執行責任，並增加組織團隊的問責制和所有權。

此外，組織團隊就如何改進會議的方面或產出進行了反思：

1. 技術 - 組織團隊成員反映希望有更多的時間來反思和測試會議平台。他們希望獲得更多信息，以更好地支持會議的計劃，例如非會議(Unconference)，演示，社群村落和聚會。一些成員希望他們在此過程的早期知道Remo不會支持移動用戶。
2. 信任與安全 - 據團隊成員稱，考慮到該會議的規模，信任和安全協議的創建為時已晚。組織團隊成員其後鬆了一口氣，因為會議期間沒有發生很多嚴重的信任和安全問題。許多成員感到準備不足。組織團隊的建議包括確保每個人都了解信任和安全的限制，以及其工作流程。他們建議儘早組建和培訓多語種的志願者工作群組。依靠一個人來移除不遵守該政策的參與者是有風險和不理想的。如果這位工作人員發生了什麼事，就沒有人可以授權將一個人從會議中除名。組織團隊的一名成員建議，確保虛擬會議中的信任和安全的流程需要記錄在案，並在整個過程中仔細梳理。
3. 計畫發展 - 會議的大小規模從兩個軌道增加到五個軌道——這是一個讓組織團隊的許多成員都充滿熱情的決定，也是確保項目多樣性，維基媒體運動代表性和主題包容性的正確處理決定。有成員分享說，維基媒體國際會議對議程計劃書的拒絕率並不高，並且由於是虛擬的會議，因此可以包含更多不同的聲音。添加額外軌道的影響會給內部資源，演講者管理，製作能力和協調帶來壓力。

結論：未來的虛擬會議

參與者有機會反思維基媒體國際會議和虛擬活動的未來。一些人強調，維基媒體國際會議2021表明了「有可能進行數天的虛擬活動，也可能是混合活動。」 「我在活動開始前持懷疑態度，但非常享受這個會議，並將這些線上聚會視為使我們的維基媒體運動更具包容性和氣候友好的一種方式，因此我期待看到（虛擬活動）以後如何發展！」

許多的策略決策，例如議程內容的多樣性和翻譯服務，都有助於參與者感受到自己是維基媒體運動的一部分。此外，會議能夠與新成員建立聯繫，並為他們提供一個了解新工具和產生想法的平台。雖然個人在會議中遇到的新參與者沒有組織者希望的那麼多，但在虛擬環境中這是一項特別艱鉅的任務——也許這種會議的目標太高了。如果維基媒體國際會議2022作為一個虛擬會議，並渴望成為新聯繫和雙向有意義參與的來源，那麼網絡和非會議空間的設計必須比今年更加有意思和有目的。

明年的建議： 維基媒體國際會議2022的組織人員必須儘早召開會議，並經常召開會議，以組建一個有凝聚力的團隊。該團隊將獲得在組織和實施維基媒體國際會議2021 過程中獲得的見解和經驗教訓。組織團隊不僅要召集一群人，還要創建和使用必要的基礎設施（角色和職責，會議日程，工作群組，適當的議程）——以做出有效的決定。適當的項目管理工具來支持多文化遠程決策和多層次和參與項目中的協作可能會有所幫助。隨著團隊的召開，這可以創建基於維基媒體運動策略原則的操作原則，並更好地記錄創建虛擬會議的過程。隨著會議臨近實施前的最後六週，溝通渠道需要保持清晰，及時且響應迅速，以保持凝聚力。

在某些方面，維基媒體國際會議2022的組織團隊將不得不重新考慮關鍵決定，看看這些決定是否仍然相關，以及可以改進的地方。最重要的是，團隊成員需要在會議想要實現的目標上保持一致，以簡化決策，關鍵問題包括：

1. 鑑於我們在2021年所學到的知識，維基媒體國際會議2022將尋求實現什麼？ 如何更有策略地使用非會議空間或社群村落？
2. 線上舉辦的維基媒體國際會議2022應該跨越五天，一個週末，還是幾個週末？ 該計劃如何更好地與不同的時區保持一致？黑客松(Hackathon)必須是線上維基媒體國際會議的一部分嗎？
3. 需要具備哪些附加功能或流程才能確保維基媒體國際會議2022更易於訪問和更具包容性？翻譯服務如何進一步主流化？可以使用哪些技術平台來實現維基媒體國際會議2022的目標？
4. 新參與者往往比再次參與者更欣賞這個會議。我們需要哪些功能來保持新參與者的參與度？我們可以增加哪些項目特色來滿足再次參與者的需求？

本評估報告由Maria Vanessa Corlazzoli代表維基媒體基金會準備。