2021:Prozessbericht des Veranstaltungsdesigns

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Der Prozessbericht des Veranstaltungsdesigns ist ein Bericht über eine Reihe von Veranstaltungsdesign-Sprints, an denen das Wikimania-Lenkungskomitee und einige aktive Mitglieder aus der Gemeinschaft beteiligt waren, und die von der Wikimedia Foundation initiiert und unterstützt und von Veranstaltungsdesign-Experten unterstützt wurden. Ziel der Design-Sprints war es, kollaborativ verschiedene Formate für ein virtuelles Wikimania-Erlebnis zu erkunden und den Prozess der Wikimania 2021 zu starten und den Aufruf zur Teilnahme vorzubereiten.

Hintergrund

Unser größtes internationales, persönliches Treffen der Gemeinschaft wurde letztes Jahr aufgrund der Pandemie abgesagt. Reisebeschränkungen sind immer noch gegenwärtig und die Organisation großer persönlicher internationaler Veranstaltungen ist in naher Zukunft unwahrscheinlich. Aber unsere Gemeinschaft braucht immer noch einen Ort, um alte Freunde wiederzufinden, neue Leute kennenzulernen, sich von der Arbeit anderer inspirieren zu lassen und die Bewegung zu feiern.

Dies bedeutet, dass wir die Möglichkeit haben, mit dem Format der Wikimania zu experimentieren, Zeit damit zu verbringen, bewusst zu gestalten und zu überlegen, wie eine Virtualisierung der Veranstaltung aussehen kann.

Um bei der Gestaltung einer virtuellen Wikimania-Erfahrung zu helfen, hat das Wikimania-Lenkungskomitee eine Reihe von Veranstaltungsdesign-Sprints durchgeführt, die von der Wikimedia Foundation initiiert und unterstützt und von Veranstaltungsdesign-Experten unterstützt wurden. Das Ziel unserer Design-Sprints war es, gemeinsam verschiedene Formate für ein virtuelles Wikimania-Erlebnis zu erkunden.

Wer war beteiligt?

Wir mussten uns die Zeit nehmen, mit einem engagierten Team aus unterschiedlichsten Perspektiven und Erfahrungen bewusst zu gestalten. Neben der Zusammenarbeit mit dem Wikimania-Lenkungskomitee haben sich auch einige aktive Mitglieder der Gemeinschaft mit unterschiedlichem Hintergrund, die normalerweise im Wikimania-Bereich aktiv sind, an den Designbemühungen beteiligt.

Methodik des Veranstaltungsdesigns

Der Designansatz nutzt Elemente des angewandten Design Thinking im Kontext von Veranstaltungen. Der Prozess des Veranstaltungsdesigns gliedert sich in 3 Phasen: Veränderung, Rahmen und Design.

1. Verhaltensänderung definieren

Durch die Verwendung von Elementen des Empathie-Mappings analysierten wir, wie ein bestimmter Stakeholder eine virtuelle Wikimania betreten und verlassen würde, indem wir Fragen stellten wie: Wie ist sein Wissensstand und wie wurde dieser beeinflusst? Was sind seine Schmerzpunkte? Was sind seine Hindernisse, Ängste und Frustrationen? Welchen Nutzen sucht er? Was sind seine Erwartungen? Und ist er nach der Veranstaltung zufrieden?

Während unseres Design-Sprints haben wir uns auf 4 Interessengruppen konzentriert: Teilnehmer aus der Gemeinschaft, Wikimania-Lenkungskomitee, die Wikimedia Foundation und die technische Gemeinschaft.

Nachfolgend findet sich ein kurzer Überblick der Analyse eines Teilnehmers aus der Gemeinschaft bei einer virtuellen Wikimania.

Die folgenden Top-3-Eingangsverhalten eines Wikimania-Teilnehmers wurden priorisiert:

  1. Ich möchte mit Gleichgesinnten und bestehenden Wikimedia-Freunden in Kontakt treten
  1. Ich möchte meine Arbeit präsentieren
  2. Ich habe den Wunsch, mich zu engagieren und neue Projekte zu entdecken, an denen ich mitarbeiten kann

Diese entsprechen den folgenden Ausgangsverhalten:

  1. Ich bin stolz, dass ich etwas gezeigt habe, das anderen geholfen hat
  2. Ich habe Benutzer gefunden, die mich inspirieren, mehr zu tun
  3. Ich habe aufregende neue Wege gefunden, um Beiträge zu leisten, zusammenzuarbeiten und etwas umzusetzen

Das Designziel oder die beabsichtigte Verhaltensänderung, für die wir designen müssen, wurde festgelegt. Diese dienen der Veranstaltungsauswertung und der Entwicklung von Metriken. Für diesen speziellen Stakeholder wurden die folgenden geplanten Änderungen formuliert:

  1. Mein Netzwerk wurde um Gleichgesinnte erweitert
  2. Werkzeuge und Projekte zur Unterstützung des Beitrags wurden identifiziert
  3. Neue Wiki-Fähigkeiten und Ansätze für den Erfolg wurden erlernt

2. Den Rahmen definieren

In dieser Phase werden Entwurfsgrenzen oder Einschränkungen und Anforderungen festgelegt. Sie bilden die Einschränkungen, unter denen das Ereignis seinen beabsichtigten Wert liefern muss. Wir definieren den Rahmen, indem wir uns eine Reihe von Kriterien ansehen:

  • Engagement: Welche Opfer bringt jemand, um an der Veranstaltung teilzunehmen (Zeitaufwand, Kompromisse, Opportunitätskosten)?
  • Gegenleistung: Was erwartet jemand als Gegenleistung für den Besuch dieser Veranstaltung?
  • Kosten: Was sind die Kostenelemente für den Stakeholder?
  • Zu erledigende Aufgaben: Was versucht der Stakeholder bei/mit der Veranstaltung zu erledigen? Was sind die Aufgaben oder die Probleme, die sie zu lösen versuchen?
  • Versprechen: Wie schafft diese Veranstaltung einen Mehrwert für diesen Stakeholder?

Durch die Beantwortung der Fragen für jede Gruppe wurden die Konstruktionsprinzipien, Anforderungen und Einschränkungen festgelegt. Designprinzipien sind eine Reihe von Richtlinien, die die Entscheidungsfindung unterstützen und als Säulen für das Projekt dienen. Diese Prinzipien sollen sicherstellen, dass wir den Werten der Bewegung treu bleiben.

Die folgenden Designprinzipien wurden vom Designteam der Wikimania festgelegt:: Sichere und geschützte Teilnahme, ein Modell für Mitglieder der Gemeinschaft, um Sitzungen einzureichen, internationale, mehrsprachige und vielfältige Beteiligung, Mitgestaltung der Gemeinschaft, Gewährleistung der Führung und Beteiligung der Gemeinschaft, eine Feier der Errungenschaften und der Bewegung, die die Eigenverantwortung der Gemeinschaft ermöglicht, Offenheit für Neulinge, Geekspace für erfahrene Autoren, Raum zum Experimentieren und Testen, frei und Open Source, Zugehörigkeitsgefühl, Lernen.

3. Prototyp erstellen

Während dieses Teils des Prozesses begann das Designteam, über das eigentliche Format der Veranstaltung selbst zu sprechen. In den 2 vorherigen Schritten wurden die notwendigen Zutaten für das Design der Veranstaltung zusammengestellt. Sie stellen die Möglichkeit für prototypisches Denken dar, innerhalb des Rahmens zu iterieren und zu wiederholen, um das ultimative Ziel zu erreichen: Verhaltensänderung in die gewünschte Richtung. Eine Verhaltensänderung wird realisiert, wenn die Teilnehmer das Gelernte in ihre Gemeinschaften tragen. Um dies zu ermöglichen, müssen wir uns die Art und Weise ansehen, wie Menschen lernen. Dies kann durch die Erlebnisreise oder das Lernen durch Anleitung erfolgen. Idealerweise lernt jemand durch eine Kombination aus beidem, was großartig ist, da wir für beides planen können.

Aus insgesamt 9 erstellten Prototypen haben wir die Bemühungen konsolidiert und die folgenden 3 Formate sind entstanden:

Wikimania-Prototyp Skizze 1 - Fluid


“Wikimedia Fluid”

Zeitspanne: TBD

Hauptmerkmale: Veranstaltungsdauer wird von der Gemeinschaft bestimmt, Kombination analoger und digitaler Formen der Inhaltsbereitstellung, Wikimania-Radiosendung digital/analog: Interviews von Referenten und Teilnehmern gleichermaßen, Erstelle deinen eigenen Kalender - wähle aus einer Vielzahl von geplanten Aktivitäten, 5 feste Themenbereiche mit 5 Slots + 1 DIY-Bereich im Unkonferenz-Stil, Einreichen von Sitzungen, Funktion für “Flurgespräche”.

Wikimania-Prototyp Skizze 2 - Um die Welt


“Um die Welt”

Zeitspanne: Ein “Sonnenjäger”-Format von 24 Stunden oder 7 Tagen.

Hauptmerkmale: Ein zentrales Studio als Mittelpunkt der Veranstaltung, die Bühne der Veranstaltung, die um die Welt “reist” und den Staffelstab an den Gastgeber eines Abschnitts der Veranstaltung weitergibt (und damit die Welt bereist). Gastgeber können thematische Partner, Vereine oder regionale Gruppen sein.

Wikimania-Prototyp Skizze 3 - Belege fehlen

“Belege fehlen”

Zeitspanne: Ein “Sonnenjäger”-Format von 24 Stunden oder 7 Tagen oder 1 Monat (vollständiger Mondzyklus)

Hauptmerkmale: von Wikimedianern für Wikimedianer erstellt, ein Programmprozess, bei dem die Community einen (voreingestellten) Programmrahmen “hacken” oder “bearbeiten” kann, 15 Jahre Wikimania in 15 Minuten, ein Partner, der einen Bereich oder Beitrag veranstaltet und verwaltet, frühere und zukünftige Wikimania-Organisatoren können einen Beitrag beisteuern.

Was wird nun passieren?

Viele Vorarbeiten haben die Teilnehmer der Veranstaltungsdesign-Sprints geleistet. Diese Arbeit befasste sich hauptsächlich mit der Frage nach dem “warum” für eine (virtuelle) Wikimania. Das Ergebnis der Sprints waren einige praktikable Optionen für ein Format einer virtuellen Wikimania.

Das zentrale Organisationsteam wird sich mit diesen Optionen befassen und das “wie” und “was” der vorbereitenden Arbeit des Designteams behandeln. Es liegt am zentralen Organisationsteam, entweder mit einem der Prototypen zu arbeiten oder Elemente aus allen in einem praktikablen Format für eine virtuelle Wikimania zu kombinieren.

Was ist mit Stipendien?

Da für eine virtuelle Veranstaltung kein persönliches Veranstaltungsstipendium vergeben werden kann, besteht für uns die Möglichkeit, eine Umnutzung des Programms zu prüfen, um die Teilnahme zu ermöglichen. Ziel des Programms wäre es, die Zugänglichkeit zu verbessern, indem der Zugang erleichtert wird, um vollständig an einer virtuellen Veranstaltung teilnehmen zu können.

Die Foundation hat in Zusammenarbeit mit dem Vorsitzenden des Wikimania-Stipendienkomitees mit der Durchführung einer Machbarkeitsstudie dazu begonnen, wie die Teilnahme an der Veranstaltungen am besten ermöglicht werden kann. Bis Ende Februar wird es einen Vorschlag mit ersten Optionen zur Umnutzung geben. Das zentrale Organisationsteam wird bei der Entscheidung helfen, wie diese am besten angewendet werden können, um die Teilnahme zu ermöglichen.

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