2023:技術小委員会/提案の公募

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2023年8月16日–19日、シンガポール
多様性。協働。未来。

ウィキマニア2023 – ハイブリッド会議の実行を準備する技術の集積

不明点のお問い合わせはトークページに投稿し、文中で{{ping|利用者名}}の書式でUser:Robertskyに言及して対応を促してください。

プロジェクトの概要

ウィキマニア2023は、ハイブリッド会議として現地シンガポールとオンラインで代表者を集める予定です。コア組織チームは会議の会期5日間を通じて、聴衆の体験をオンラインと現地『オンサイト）でシームレスに橋渡しできるソリューションを探しています。複数のトラックが同時進行し、会議では講演やセミナー、ハッカソンや展示、交流会/ミーティングスペースを設ける見込みです。

このページに載せたRFS※はソリューションの公募であり、その範囲には予算案の提示やインフラの需要、保守管理、利用者サポート、解説文書作成まで含まれます。（※イコールソリューション募集）

プロジェクトの目標

  1. ソリューションは参加者の参加チケット購入を実現します。
  2. オンラインの観衆はこのソリューションでカンファレンス分科会の生配信を受信し、観衆はオンラインと現地参加を問わず、チャットや投票、画面共有なども含めた交流を実施します。
  3. バーチャル展示の閲覧ができるソリューションであり、現地展示の複製であるかどうかは不問にします。
  4. 参加者はソリューションの利用に母語を使うものとします（サポートが提供される場合。）
  5. 音声翻訳を盛り込んだソリューションであり同時生配信ができるものとします。

企画の規模

当カンファレンスは現地参加1千名、オンライン参加は最大2千名を想定しています。登録参加者の総数は最大で5千件に達するかもしれません。オンライン参加者は世界各地にいて、カンファレンスの進行を視聴することになります。現地参加とオンラインの参加者には相互の交流の場として、一元化したプラットフォームを利用できます。当方はFLOSSソリューションを重視しています。

There are two parts of the solution we are requesting:

  1. Provision of a centralized platform or an online solution for hosting the conference and allowing interested parties to register for the event.
  2. Provision of a live streaming solution that’s capable of multiple, simultaneous live streams with multiple audio feeds for translations. Auto-translated captions are tolerated.
  3. Provision of video conference solution with livestreaming output.
  4. We are expecting support and documentation from December 2022 to November 2023. For conference days, tentative 15-19 August 2023, we expect technical support for at least 20 hours per day to respond to technical issues raised by online participants.
  5. ツール／ソリューションの使い方研修会
  6. If multiple vendors are involved:
    1. appoint a lead vendor/point of contact.

要件

全般の要件

This section is applicable for all solutions.

  1. The solutions proposed must be GDPR-compatible. Documentation and support must be provided on dealing with GDPR related requests, i.e. data deletion requests, data compilation requests, etc.
  2. Recorded materials format:
    1. Videos and their accompanying audio, if any, are to be first saved in H.264 format, as well as be either exported or simultaneously saved to .webm format.
    2. Standalone audio (including user-provided translation feeds), if any, are to be first saved in .wav format, as well as be either exported or simultaneously saved to .webm format.
  3. Free of any third-party analytics tracking. This includes but not limited to: Google Analytics, YouTube cookies, etc.
  4. If there is on-platform analytics tracking for diagnostics and general attendee engagement and interaction statistics, it should comply with GDPR requirements. If the on-platform analytics tracking is for marketing or personalization purposes, participants should be able to deny such tracking.
  5. Free-Libre / Open Source Software(s) is preferred. However, if this preference cannot be met at certain parts of the solution, it should indicate that that part(s) is/are of proprietary software.
  6. Solution should meet Web Content Accessibility Guidelines 2.1’s AAA level of conformance.
  7. Solution should be mobile first.

イベント開催の一元化したプラットフォームまたはイベント開催のソリューション

  1. Online registration of participants
  2. Logins for registered participants to access the livestreams, and online interactions
  3. Interface languges: English, Chinese, Indonesian Malay. (To be determined: German, 1 South Asian language)
  4. Email workflow functionality to automatically email registrants on key information such as:
    1. Key event information, schedule
    2. Thank you for participation email
  5. Onsite check-ins of registered participants
  6. Ability for registered participants to
    1. Switch to their native languages, if supported for the user interface.
    2. Switch to their native language audio stream of the videos, if supported.
    3. Be marked as translators so that they can deliver their translations of the livestream in their browser.
    4. Switch between livestreams.
    5. View virtual exhibits
    6. Interact with each other via chat, poll, and/or screen share in each livestream and exhibits
    7. 1-to-1 or group chat with each other
    8. View the schedule for the conference and enter each livestream from the schedule
    9. Tap to alert conference safety helpdesk for complaints or immediate virtual assistance
  7. Ability to project/simulcast user interactions onto screens at the onsite venue/rooms.
  8. Ability to play recorded videos in lieu of live streams at the end of the day. This is to allow registered participants living on the other side of the world to watch in their own time zones.
  9. Export of email lists, if any.
  10. Export of user interactions in livestreams and exhibits in a csv format.
    1. Note: The purpose of the exported user interactions is that they may be uploaded onto suitable pages at https://wikimania.wikimedia.org/wiki/2023:Wikimania
  11. バーチャル展示の素材をHTML形式でエクスポートし、イベント開始時に保存。
    1. ご注意：エクスポートした展示はhttps://wikimania.wikimedia.org/wiki/2023:Wikimania上の適切なページにアップロードが認められます
  12. 解説文書を提供し、それぞれのプラットフォームを参加者がどう使うか、またオペレータ向けに登録情報の変更や、対話の司会、チャット／アンケート／投票の開始と終了など管理操作の方法を示してください。
  13. ソリューションの対応に複数のプラットフォームが必要な場合は、提案したソリューションにはプラットフォーム間でデータのインポート／エクスポートを伴い、ユーザー・プロフィールの詳細をやり取りするかどうか、これら詳細の転送はどんな方法で実行するか、必ず明示してください。

生配信のソリューション

  1. イベントの会期5日間に複数の同時ライブ配信のトラックをご用意。午前9時開始、午後6時終了まで連続セッションを想定。
  2. 各セッションは個別に、集中ホスティング用プラットフォーム／ホスティング・ソリューションで配信します。
  3. 各セッションは基本的に英語で実施します。適切な翻訳サービスまたは設定の提案が必須です。セッションの一部だけ英語以外の言語で提供されるという想定外の事態に対応する支援を用意できるのか示してください。
  4. 動画や音声の配信は、「一般的な要件」節の第2項目に準拠し、必ず録画録音する。
  5. 録画した生配信はオンデマンド配信向けに別途、アップロードしてグローバルな参加者向けに公開しますので、必ず即座に主催者に提出してください。
  6. 他言語版の字幕を同時配信。人による字幕かAI翻訳か明示。
  7. 現地会場から生配信するには、帯域幅／伝送速度の問題に起因する電波の変動や画面の乱れがあってはなりません。オンサイトの会場には、複数の同時ライブストリーム出力を同時にサポートするのに余裕のある帯域幅があると想定できます。

テレビ会議のソリューション

  1. この対応策はオプションです。講師の誰かが現地参加できなかった場合に備えて利用が可能。
  2. 複数名の講師を受け入れること。
  3. 講師の使う画面や音声の出力を発表できる会場設定。
  4. 生配信前に部屋を確保。
  5. 生配信用のソリューションに統合もしくは同時配信の形でなくても、出力は生配信のソリューションにフィード可能です。

現状で成功を阻害する障害物と障壁

  1. コア運営チームと小委員会はボランティアが構成しており、必ずしも技術的に優れているわけではありません。その結果、
    1. 提案したソリューションをどう操作するか、明確な解説文書の用意は賢明です。
    2. イベント準備のサポートは重要
  2. 解決策の一部もしくは全体を自主的にホストするところがある場合は、出店者が予算を自弁する必要があります。ウィキメディア財団の技術系職員や資源に期待できる支援は限定的だと予測してください。

評価の指標と基準

以下の基準によりソリューションの選考プロセスを実施します。

  1. 簡単に使える：
    1. イベントの参加登録
    2. イベントごとのフロントエンドのページ
    3. 管理作業の対象
      1. イベントのページ
      2. 生配信の設定
    4. 使用機器／画面サイズに自在に対応
  2. アクセシビリティ
  3. 著作権要件GDPRに準拠
  4. ソリューションの予算表

申請の要件

申請書はメールにてwikimania@wikimedia.orgへお送りください。

申請書には以下の要件を示してください。

  1. 財務情報 – 直近2年分の監査済み財務報告書を提出願います
  2. プロジェクト運営の構成図、構成員の経歴
  3. 進行予定表
  4. RFSに対応するソリューション案
  5. これまでの実績
  6. 予算案


イベント日程

活動 日時
RFS 公表（企画募集の開始）
RFS 修正期間
審査結果の発表、任用
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